5 conseils pour anticiper et réussir votre migration depuis Extraclub sans stress
Alice 
Arrêt de votre logiciel Extraclub : anticipez votre transition
Extraclub cessera d’être opérationnel à partir du 31 décembre 2025. Il est donc crucial d’anticiper votre migration vers une nouvelle solution de gestion pour garantir une transition fluide et sans stress. Plus vous préparez votre changement en amont, plus vous éviterez les imprévus et assurerez une continuité de service optimale pour votre club et vos adhérents.
Voici un plan d’action clair et des conseils pratiques pour organiser votre migration sereinement.
1. Définissez un plan de transition avec un calendrier réaliste
Migrer d’un logiciel à un autre demande du temps et de la planification. Pour une salle de sport avec des besoins simples, cela peut prendre moins de 8 semaines. Pour des structures plus complexes, cela peut nécessiter plus de 12 semaines avec une transition par étapes. Nous vous recommandons d’entamer le processus dès maintenant, en suivant un rétroplanning précis pour éviter toute précipitation en fin d’année 2025.
Exemples d’étapes clés :
- Avril : Choix et validation de votre nouvelle solution
- Début mai : Préparation et extraction des données
- Courant mai : Formation des équipes et tests
- Juin : Migration finale et mise en production
2. Identifiez vos besoins et objectifs
Avant de migrer, posez-vous les bonnes questions :
- Quelles fonctionnalités essentielles souhaitez-vous retrouver ou améliorer ?
- Quels sont les points de douleur avec votre solution actuelle ?
- Comment souhaitez-vous gérer la transition avec vos adhérents ?
- Quel niveau d’accompagnement attendez-vous ?
Nous vous accompagnons dans cette réflexion et vous aidons à trouver la solution la plus adaptée à vos besoins. Nos équipes, expertes en gestion de projet et migration logicielle, peuvent vous proposer des prestations d’accompagnement sur mesure telles que :
- Une analyse personnalisée de vos besoins pour identifier la solution idéale
- L’élaboration de votre cahier des charges
- Le cadrage fonctionnel
3. Anticipez l’export et l’importation de vos données
La migration des données est une étape sensible qui doit être préparée avec soin.
Votre nouveau partenaire logiciel doit prendre en charge cette tâche essentielle : transférer l’ensemble des données de vos membres, y compris les paiements récurrents, vers votre nouvelle solution.
Avant la mise en service définitive, une série de tests doit être réalisée pour garantir l’exactitude des données et vous permettre de vous familiariser avec le logiciel en conditions réelles. Un gage de sérénité avant le grand saut !
Pour vous aider, nous avons développé des outils facilitant l’extraction et la transition de vos informations essentielles.
Consultez nos guides dédiés :
4. Formez-vous en amont pour une transition fluide
Changer de logiciel implique une adaptation pour vos équipes. Pour maximiser l’efficacité et minimiser les perturbations, prévoyez des sessions de formation dès que votre nouvelle solution est choisie.
Votre nouveau partenaire doit proposer des sessions de formation incluses dans le processus de migration. Idéalement, ces formations doivent se faire directement sur votre propre environnement logiciel afin que vous soyez à l’aise dès le premier jour.
Les formations doivent couvrir :
- Les bases du logiciel
- La gestion des membres
- La planification et la réservation des séances
- La communication à grande échelle avec les membres
- L’analyse des performances de votre club
- Et bien plus encore !
Bien sûr, si vous optez pour une de nos solutions Xplor Resamania ou Xplor Deciplus, nos experts sont disponibles pour vous accompagner, vous former et vous proposer des ressources utiles afin d’assurer une transition en toute sérénité.
5. Bénéficiez d’un accompagnement sur mesure
Nous vous proposons des solutions et des services prestations d’accompagnement pour rendre votre migration aussi simple que possible :
- Des développements pour exporter et transformer les données dans un format spécifique
- Une assistance personnalisée selon vos besoins
- Une équipe disponible pour vous guider à chaque étape
Si vous souhaitez un accompagnement renforcé, nos experts sont là pour vous conseiller et optimiser votre transition.
Conclusion : Commencez dès aujourd’hui !
Le changement de logiciel peut sembler impressionnant, mais avec la bonne approche et en anticipant chaque étape, la transition sera fluide et sans stress.
Ne laissez pas le temps filer et commencez votre migration dès aujourd’hui. Contactez notre équipe pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé et choisir la meilleure solution pour votre club !
Contactez notre équipe : extraclub.migration@xplortechnologies.com
Support téléphonique indisponible le mardi 15 Avril
Nous vous informons que le support téléphonique ne sera pas disponible mardi 15 avril 2025.
Toutefois, le support par mail reste disponible. Pour toute demande, vous pouvez nous contacter par mail à l’adresse support@extraclub.fr
Merci pour votre compréhension.
L’équipe Extraclub
Pause d’hiver : fermeture du support entre le 23 et le 27 décembre
En raison des congés de fin d’année, le support Extraclub sera fermé du 23 décembre au 27 décembre 2024 inclus. En cas d’urgence bloquante vous pouvez contacter sos@stadline.com. Afin de vous accompagner dans les meilleures conditions, nous vous invitons à soumettre au plus tard le 18 décembre toute demande de configuration concernant la nouvelle année 2025.
Toute l’équipe Extraclub vous souhaite une bonne journée
Nouveauté : la caisse fait peau neuve !
L’interface de la caisse est revue et améliorée ! Les cartes produits sont plus grandes et améliorent la lisibilité, vos catégories et accès rapides sont également agrandis.
Nouveauté également : le tarif en € ou en point est affiché directement sur la carte produit.
Dès la semaine prochaine nous vous proposerons de tester la nouvelle version de la caisse. Vous pourrez encore revenir à l’ancienne version pendant quelques semaines.
Nouveauté Extraclub : Le 24 Juin, l’administration se modernise !
Afin d’améliorer votre expérience utilisateur nous avons revu le menu du backoffice d’Extraclub. Le menu devient latéral et moins encombrant, vous avez maintenant plus de place pour voir l’essentiel.
Les fonctionnalités restent les mêmes, vous gardez toujours l’accès au différentes rubriques et sous rubriques.
Il est possible de rétrécir encore plus le menu afin qu’il ne se déploie que lorsque vous le survolez :
Il suffit pour ça de cliquer sur l’icône de redimensionnement, selon le mode choisi, le menu sera toujours déployé ou condensé :
Vous avez besoin d’un peu de temps pour vous faire à la nouvelle interface ?
Ce n’est pas toujours facile de changer ses habitudes, le menu latéral est un peu déroutant au début mais on prend vite de nouvelles marques et il est très agréable de pouvoir profiter de tout l’écran. Pas convaincu ?
-
Vous pouvez choisir de retrouver l’ancienne version via ce bandeau lors de votre première connexion :
-
Il sera possible dans les premiers temps de passer à l’ancienne version du menu, pour celà il suffit d’accéder à votre compte et de cliquer sur modifier.
-
pour revenir à la nouvelle version depuis l’ancienne, c’est le même principe : il suffit d’accéder à son compte et de modifier :
RGPD: Consentements & communications
L’acceptation pour l’usager de certains types de communication
Comme vous le savez, pour respecter le Règlement Général sur la Protection des Données, il est requis de demander au membre qui se connecte/s’inscrit sur le site s’il accepte de recevoir des communications de la part du club (et quels types de communication il accepte). Tout comme il est requis de lui demander d’accepter les Conditions d’Utilisation du site pour continuer sa visite.
Il existe par défaut 3 types de communication:
- Les communications légales/juridiques: Leur acceptation est obligatoire et renseignée d’office
- Les communication informationnelles: Toute communication ni légale/juridique et qui n’a pas de vocation marketing
- Les communication marketing: Les communications ayant pour but de promouvoir/mettre en avant un produit/service.
Comment se passe la saisie des consentements:
- Pour les usagers qui s’inscrivent d’eux même sur Extraclub: Il leur est maintenant demandé quel(s) type(s) de communications ils acceptent de recevoir.
- Pour les usagers qui ont d’ores et déjà un compte et qui se connecteraient pour la première fois: A leur première visite on leur demande la même chose. Il leur est bien entendu possible de modifier ces consentements à tout moment depuis la rubrique « Mon compte ».
- Pour les usagers que vous ajoutez via l’administration: Vous êtes responsables de leur demander directement les communications et de le saisir pour eux à la création de leur fiche.
Une fois les consentements saisis, vous retrouverez l’information sur la fiche du membre, et dans l’export des membres:
L’envoi de courriel
Le véritable impact de ces consentements va se situer dans l’envoi de courriel: Si vous utilisez Extraclub pour envoyer des communications à vos membres, la liste des destinataires sera automatiquement filtrée pour respecter leurs consentements selon le type de communication que vous vous apprêtez à envoyer:
Nouvelle année et nouveautés!
Toute l’équipe ExtraClub vous souhaite une très belle année 2019 ! Et elle démarre avec quelques nouveautés !
L’affichage des places restantes dans le planning, des alertes sur les avoirs, une aide pour savoir quels sont les tickets annulables ou non… Des conseils et des modifications pour bien démarrer l’année en cliquant ici!
Toute l’équipe ExtraClub vous souhaite une bonne journée!
Le saviez-vous? Les transferts de caisse évoluent!
Une évolution qui change tout : les transferts de caisse sont désormais simplifiés et plus rapides! Vous pouvez désormais transférer de l’espèce d’une caisse à l’autre en quelques clics! Pour tout savoir, c’est par ici!
Toute l’équipe ExtraClub vous souhaite une bonne journée!
Du nouveau sur ExtraClub!
Les beaux jours arrivent et ExtraClub en a profité pour vous préparer quelques nouveautés : mieux communiquer avec vos clients, un affichage de planning dynamique sur grand écran…
Pour en savoir plus, cliquez ici!
Toute l’équipe ExtraClub vous souhaite une bonne journée !
Loi de finance et ExtraClub : C’est parti!
3…2…1… Les modifications liées à la loi de finance seront mises en ligne ce matin sur votre logiciel!
N’oubliez pas que vous retrouverez toutes les infos les concernant en cliquant ici!
Toute l’équipe ExtraClub vous souhaite une bonne journée!
Sportivement.
A propos de ce blog
Ce blog vous informe des évolutions et de l’actualité de la solution de gestion de club sportif ExtraClub, éditée par la société StadLine.
D’autre part, le site institutionnel http://www.extraclub.fr vous renseignera quant à lui sur l’ensemble des fonctionnalités ainsi que les modalités d’accession.
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