5 conseils pour anticiper et réussir votre migration depuis Extraclub sans stress

Arrêt de votre logiciel Extraclub : anticipez votre transition

Extraclub cessera d’être opérationnel à partir du 31 décembre 2025. Il est donc crucial d’anticiper votre migration vers une nouvelle solution de gestion pour garantir une transition fluide et sans stress. Plus vous préparez votre changement en amont, plus vous éviterez les imprévus et assurerez une continuité de service optimale pour votre club et vos adhérents.

Voici un plan d’action clair et des conseils pratiques pour organiser votre migration sereinement.

1. Définissez un plan de transition avec un calendrier réaliste

Migrer d’un logiciel à un autre demande du temps et de la planification. Pour une salle de sport avec des besoins simples, cela peut prendre moins de 8 semaines. Pour des structures plus complexes, cela peut nécessiter plus de 12 semaines avec une transition par étapes. Nous vous recommandons d’entamer le processus dès maintenant, en suivant un rétroplanning précis pour éviter toute précipitation en fin d’année 2025.

Exemples d’étapes clés : 

• Avril : Choix et validation de votre nouvelle solution

• Début mai : Préparation et extraction des données

• Courant mai : Formation des équipes et tests

• Juin : Migration finale et mise en production

2. Identifiez vos besoins et objectifs

Avant de migrer, posez-vous les bonnes questions :

• Quelles fonctionnalités essentielles souhaitez-vous retrouver ou améliorer ?

• Quels sont les points de douleur avec votre solution actuelle ?

• Comment souhaitez-vous gérer la transition avec vos adhérents ?

• Quel niveau d’accompagnement attendez-vous ?

Nous vous accompagnons dans cette réflexion et vous aidons à trouver la solution la plus adaptée à vos besoins.  Nos équipes, expertes en gestion de projet et migration logicielle,  peuvent vous proposer des prestations d’accompagnement sur mesure telles que :

• Une analyse personnalisée de vos besoins pour identifier la solution idéale
• L’élaboration de votre cahier des charges
• Le cadrage fonctionnel

3. Anticipez l’export et l’importation de vos données

La migration des données est une étape sensible qui doit être préparée avec soin.

Votre nouveau partenaire logiciel doit prendre en charge cette tâche essentielle : transférer l’ensemble des données de vos membres, y compris les paiements récurrents, vers votre nouvelle solution.

Avant la mise en service définitive, une série de tests doit être réalisée pour garantir l’exactitude des données et vous permettre de vous familiariser avec le logiciel en conditions réelles. Un gage de sérénité avant le grand saut !

Pour vous aider, nous avons développé des outils facilitant l’extraction et la transition de vos informations essentielles.

Consultez nos guides dédiés :

• Comment extraire vos données depuis Extraclub
• Étapes pour exporter vos informations
• Comment procéder à une résiliation

4. Formez-vous en amont pour une transition fluide

Changer de logiciel implique une adaptation pour vos équipes. Pour maximiser l’efficacité et minimiser les perturbations, prévoyez des sessions de formation dès que votre nouvelle solution est choisie.

Votre nouveau partenaire doit proposer des sessions de formation incluses dans le processus de migration. Idéalement, ces formations doivent se faire directement sur votre propre environnement logiciel afin que vous soyez à l’aise dès le premier jour.

Les formations doivent couvrir :

• Les bases du logiciel
• La gestion des membres
• La planification et la réservation des séances
• La communication à grande échelle avec les membres
• L’analyse des performances de votre club
• Et bien plus encore !