Bien préparer sa rentrée : créer un cours collectif

Agnès    Actualité     cours collectifs, planning, rentrée, séances

La rentrée arrive à grands pas et il faut déjà penser à l’organisation du planning à partir de septembre. Voici donc le premier volet de notre dossier consacré à la préparation de la rentrée. Découvrez comment ajouter un nouveau cours collectif.

Tout d’abord, rendez-vous sur le planning des cours collectifs et affichez la semaine où votre activité redémarre. Cliquez sur le jour et l’heure où vous souhaitez ajouter votre nouveau cours collectifs. Renseignez les informations demandées (heure de début, durée, type de cours, salle, nombre de personnes, répétition…). N’oubliez pas de préciser un tarif pour la séance selon le type d’abonné. Attention, même si la séance est gratuite, il faut indiquer un prix égal à 0 euros.

Une fois que vous avez tout rempli, n’oubliez pas de cliquer sur « Vérifier le cours collectif ». Si des erreurs sont détectées, vous pouvez les corriger. Dès que tout est correct, l’option « Valider le cours collectif » est disponible, il ne reste plus qu’à cliquer dessus.

Votre nouveau cours est créé !

Astuce : Visualiser une ressource sur une semaine

admin    Astuces     cours collectifs, cours de sport, planning, ressource, séminaire

Cette petite astuce peut être assez pratique si vos ressources sur le planning sont des professeurs ou si vous souhaitez visualiser le taux d’occupation d’un terrain sur une semaine donnée et repérer d’un simple coup d’œil quel sont les créneaux disponibles. Cela vous permet également de visualiser l’occupation d’une salle de séminaire.

Comment utiliser cette option ?

Sur la page « Réservations » où vous pouvez voir le planning, cliquez sur le menu déroulant à droite de la date du jour, et sélectionnez « Planning par semaine ». Cliquez ensuite à droite sur le nom des ressources pour choisir celle que vous désirez visualiser.

Nouveauté : Mise en place des listes d’attente sur les cours collectifs

admin    Nouveautés     cours collectifs, e-mail, liste d'attente, planning, réservation

Les utilisateurs des cours collectifs ont déjà dû le remarquer : la fonctionnalité « Liste d’attente » était en préparation. Aujourd’hui, elle est fin prête !

Concrètement, les abonnés pourront se placer sur des cours déjà complets et attendre qu’une place se libère. Si cela arrive, toutes les personnes présentes sur la liste d’attente reçoivent un e-mail qui contient un lien permettant de reprendre la place. Attention, le plus rapide à cliquer est le premier servi ! Dès lors que la place est prise, le lien proposé n’est plus fonctionnel. Un autre e-mail est alors envoyé pour prévenir les autres que le cours est de nouveau complet.

Ce système peut être relié au paiement en ligne : le client peut payer sa séance par carte bancaire depuis son espace connecté. Le système de listes d’attente est progressivement déployé sur tous nos clients. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.

Astuce : Ajouter un cours collectif

admin    Astuces     cours collectifs, extraclub, logiciel de gestion, planning

Ajouter un nouveau cours collectif sur le planning est très simple mais il y a quelques étapes à respecter.

Tout d’abord, s’il s’agit d’un nouveau cours, rendez-vous dans la configuration des réservations et sélectionnez « Type de réservation ». Ajoutez un nouveau type pour créer un nouveau cours. Ensuite, vous devez affecter un prix à votre collectif. Pour cela, ajoutez un produit dans l’Espace Boutique. Vous pouvez même définir plusieurs prix pour un seul et unique produit en fonction du type d’abonné. Attention, même si le cours est gratuit pour les abonnés, vous devez ajouter un tarif à votre cours collectif. Pour cela, indiquez un tarif à 0€ pour les abonnés concernés.

Une fois ces deux formalités effectuées, allez sur le planning et cliquez à l’endroit où vous souhaitez poser votre cours collectif. Vérifiez l’horaire, la salle et le type de cours dans la partie gauche de la fenêtre. Au centre, cliquez sur « Ajouter un tarif » et sélectionnez le produit que vous avez créé en boutique. Si vous ajoutez un tarif par type d’abonné, sachez que si un type n’a pas de tarif configuré, il ne pourra pas accéder au cours. Enfin sur la partie droite, configurez la répétition du cours s’il s’agit d’un cours récurrent, entrez les dates où le cours n’aura pas lieu (pendant les vacances scolaires, par exemple) et définissez le nombre de places disponibles. Précisez également la durée pendant laquelle les abonnés peuvent réserver ce cours.

Cliquez sur « Vérifier le cours collectif ». Si vous avez rempli tous les champs demandés, ExtraClub indique « 0 erreur, 0 avertissement », vous pouvez alors valider votre cours collectif. S’il y a une erreur, vérifiez que vous avez bien complété toutes les informations demandées, notamment les tarifs qui sont une source d’erreur fréquente.

Vous trouverez également des éléments de réponse plus détaillés dans l’aide d’ExtraClub.

Nouveauté : Les cours collectifs

admin    Nouveautés     cours collectifs, fitness, logiciel de réservation, réservation, sport

Vous avez été nombreux à nous demander la possibilité de gérer des cours collectifs sur votre planning de réservation ExtraClub. C’est désormais possible !

Pour l’activer, rien de plus simple. Rendez-vous dans l’onglet « Configuration » pour activer le droit permettant de créer et de modifier des cours collectifs. N’hésitez pas à contacter nos équipes pour faciliter cette étape. Une fois ceux-ci activés, retournez sur le planning en cliquant sur « Réservations » et à côté de la date du jour, cliquez sur « Planning par jour » puis sélectionnez « Cours collectifs ». Le paramétrage est différent de la réservation standard. En effet, il n’y a pas de créneaux ni d’horaires d’ouverture. Il vous suffit de cliquez sur le jour et l’heure désirés pour le cours collectifs puis de le paramétrer comme vous prendriez normalement une réservation.

Choisissez le type de membre autorisé pour ce cours ainsi que le tarif associé. Vous pouvez programmer ce cours afin qu’il se répète chaque semaine ou chaque jour jusqu’à une date précise. Vous pouvez également préciser des exceptions au cas où le cours ne serait pas complètement régulier. Paramétrez le nombre de personnes autorisées à réserver pour ce cours et enfin cliquez sur « Valider le cours collectif ».

Une fois le cours créé, cliquez dessus dans le planning pour y ajouter un réservataire comme vous le faite d’habitude !

Cette option sera très pratique pour les salles multi-sports et bien sûr pour les salles de fitness ! Si vous avez des questions sur la mise en place de ces cours collectifs, n’hésitez pas à contacter le support ExtraClub !