Astuces : Expliciter les règles de réservation de votre club

admin    Astuces     astuces, club de sport, gestion réservation, règles de réservation, réservation membre

Vous pouvez écrire un message qui s’affichera au dessus du planning afin d’expliquer les règles de réservation. Pour écrire ce message, rendez-vous simplement sur la page d’accueil de l’administration. En bas à droite, dans la partie « Réglages », il vous suffit d’entrer votre message dans le champs « Message d’information » puis de valider. Ce message s’affichera au dessus du planning afin de clarifier vos règles de réservation !

Astuce : Modifier la TVA

admin    Astuces     augmentation tva, facturation, gestion sport, ht, ttc, tva

Êtes-vous au courant que la TVA change au 1er janvier 2014 ?

Les taux de TVA vont changer, il est donc impératif que vous changiez ces taux dans les réglages de votre ExtraClub, afin de facturer correctement.

Rendez-vous dans la rubrique « Boutique ». Cliquez ensuite « Configuration » puis « Déploiement » et enfin « TVA ».

Il faudra ensuite changer le nom de la TVA ainsi que les taux. Pour rappel, les prix indiqués sur vos produits et prestations en boutiques sont affichés toutes taxes comprises (TTC). Lorsque vous changerez le taux, les prix ne seront pas impactés directement. Le montant hors-taxes (HT) se déduit du prix TTC en fonction du taux de TVA. Soyez donc très vigilants concernant ce point.

Voyez cet exemple :

Une prestation à 10 € TTC avec un taux de TVA à 19,6% :

• Prix TTC : 10 €
• TVA 19,6 : 1,64 €
• Prix HT : 8,36 €

Après avoir modifié le taux de TVA à 20%, si le prix TTC reste à 10 €, cela donne ça :

• Prix TTC : 10 €
• TVA 20% : 1,67 €
• Prix HT : 8,33 €

Astuces : Produits spéciaux 3/3

admin    Astuces     abonnement, gestion boutique club de sport, green fee voucher, prélèvement automatique, produits spéciaux

Découvrez aujourd’hui la dernière partie de notre série d’articles consacrée aux produits spéciaux ! Sert à affecter un type de membre pendant une durée lors de la vente du produit.

- Abonnement membre

Ce type de produits spéciaux vous permet de vendre par exemple un abonnement de 6 mois à plein temps. Avec l’achat de ce produit, le personne devient directement abonnée à votre club pour une durée de 6 mois.

Il également possible de prendre un abonnement pour une personne donnée alors qu’autrement, seul le propriétaire du ticket peut prendre un abonnement.

-  Abonnement membre par prélèvement

Il fonctionne de la même façon que le produit « Abonnement membre » décrit ci-dessus mais en plus, cela enregistre les informations du prélèvement automatique et du paiement automatique ce qui permet un renouvellement de l’abonnement.

-  Produit avec quota

Ce type de produit permet tout simplement de créer un produit qui ne pourra être vendu qu’un certain nombre de fois dans l’année.

-  Produit Green Fee voucher

Très utile pour les golfs, ce type de produit permet de savoir d’où vient le membre qui présente le Green Fee Voucher (de quel hôtel, par exemple).

Voilà ! Vous avez désormais toutes les informations concernant les produits spéciaux dans ExtraClub. N’hésitez pas à contacter nos équipes ou à commenter cet article si vous avez la moindre question.

Astuces : Produits spéciaux 2/3

admin    Astuces     comité d'entreprise, gestion sport, produits spéciaux, ticket CE

Nous continuons aujourd’hui notre série d’articles sur les produits spéciaux en se concentrant plus particulièrement sur les tickets CE (Comité d’entreprise). En effet, ExtraClub vous permet de gérer des produits spéciaux à destination des CE.

Il est possible pour votre club de vendre des tickets numérotés à une entreprise qui va les redistribuer (ou les revendre) via son comité d’entreprise. Ces tickets présentés à votre club seront valables pour une prestation (une partie, un cours, etc…).

Ces tickets peuvent être vendus sous forme de carnets de 10 tickets avec un support physique numéroté. Ainsi, on sait lesquels ont été utilisés et combien il en reste !

Chaque vente de ticket représente une ligne dans vos comptes et lorsqu’un ticket est utilisé, vous pouvez savoir combien il reste  de tickets à utiliser. L’utilisation des tickets CE permet de ne pas identifier les gens en caisse, et ainsi de gagner du temps !

Retrouvez notre précédent article dédié aux produits spéciaux.

Astuces : Définir des dates de suspension pour le prélèvement automatique

admin    Astuces, Non classé     abonnement, club de sport, gestion, prélèvement automatique, suspension

Vous devez déjà savoir que le paiement par prélèvement automatique pour l’abonnement de vos membres se gère directement depuis les fiches membres. Mais saviez-vous que vous pouvez définir des dates de suspension pour le prélèvement automatique ?

Pour ce faire, rendez-vous sur la fiche du membre en question. Vous trouverez différents champs « Renouvellement automatique », « Produit de renouvellement », etc… Vous pouvez alors ajouter des dates de suspension dans le tableau lié à ces champs.

Quel intérêt de suspendre un prélèvement automatique ? Et bien si votre club ferme pour un période longue ou que le membre sait qu’il ne pourra pas venir pendant plusieurs mois mais qu’il n’a pas envie de supprimer son inscription au club, il suffit de définir des dates de suspension et le prélèvement automatique reprendra à la fin de la période de suspension !

Remarque : Il vous appartient d’effectuer parallèlement les modifications sur les dates de validité du type de membre.

Astuces : Produits spéciaux 1/3

admin    Astuces     carte cadeau, carte compte, club de sport, gestion, invitation, produits spéciaux, réservation d'option, séminaire

Lorsque vous gérez les produits en boutique avec ExtraClub, vous avez la possibilité de définir certains types de produits. Nous allons commencez aujourd’hui une série d’articles qui vous exposera les différents types de produits spéciaux ainsi que leur utilité.

Les produits d’invitation

Lorsque vous créez un produit d’invitation, vous devez définir le type d’invitation (club, court de tennis, accès à la piscine, etc…) puis définir combien d’invitations le membre peut acheter chaque année. Et surtout choisir qui peut inviter qui.

Réservations d’options

ExtraClub propose d’ajouter des options aux réservations. Un club de tennis ou de golf peut par exemple proposer la location de raquettes, clubs ou  de voiturettes de golf. Vous pouvez créer un produit spécifique afin que l’option puisse être réservée en même temps que le créneau horaire. Ainsi le membre s’assure la disponibilité de l’option à l’avance.

Produits au prix personnalisé

Vous pouvez créer des produits au prix personnalisé ! Cela signifie que le prix est à définir au moment de la prise de réservation ou du passage en caisse. Ce type de produit est très utile pour les activités de type séminaire et également pour vendre un produit qui n’est pas encore rentré dans la liste des produits mais qui est déjà en vente !

Produits carte compte

Connaissez-vous les produits de type carte compte ?

Ce produit peut être acheté pour alimenter le compte d’un membre grâce à une carte. Il peut s’agir d’une carte cadeau ou d’une recharge de carte pour son propre compte ou pour une autre personne !

Dans le prochain article dédié produits spéciaux, nous vous parlerons des tickets CE !

Astuces : Modifier ses informations personnelles dans la rubrique « Mon Compte »

admin    Astuces     compte membre, espace connecté, logiciel de gestion de sport, membres

Vos membres vous appellent régulièrement ou vous envoient des emails pour modifier les informations les concernant ? Afin de ne pas bloquer votre accueil téléphonique et vous faire perdre du temps en mettant à jour vous-même les informations personnelles de vos membres, l’équipe ExtraClub vous donne un coup de main !

Saviez-vous que vos membres peuvent modifier directement leurs informations personnelles depuis l’espace connecté ? (ou front-office)

Lorsqu’un membre se connecte à votre ExtraClub pour gérer ses réservations ou accéder aux autres services selon ce que vous avez choisi d’activer (annuaire, recherche de partenaire, etc…), il peut voir un résumé de ses informations dans la rubrique « Mon Compte ». Depuis cette page, il a aussi accès à un bouton « Modifier » afin de changer par exemple son adresse, son numéro de téléphone, etc… selon vos réglages.

Alors, la prochaine fois qu’un membre vous appelle pour modifier ses coordonnées, vous pourrez lui dire qu’il peut les modifier directement depuis son espace connecté !

Astuces : Amélioration de la rubrique « mot de passe perdu »

admin    Astuces     back office, front office, logiciel gestion sport, login membre, mot de passe oublié, mot de passe perdu, retrouver mot de passe extraclub

Perdre son mot de passe de connexion arrive régulièrement tant il y en a à retenir pour se connecter à différents sites. Cela peut aussi bien arriver à vos membres qu’à votre personnel !

Pour rendre l’expérience d’utilisation d’ExtraClub optimale, nos équipes ont retravaillées la rubrique « Mot de passe perdu ». Sur la page de connexion à votre ExtraClub, un lien « Mot de passe perdu? » est disponible à côté du bouton « Se connecter ».

Vous avez deux possibilités différentes pour retrouver votre mot de passe si vous ne parvenez pas à vous connecter. En sélectionnant « Récupérer mes paramètres de connexions actuels », entrez simplement l’adresse email liée à votre compte et vous recevrez un email contenant les informations pour vous connecter. Si vous choisissez « Modifier le mot de passe d’un identifiant que je connais », il faudra entrer votre identifiant de connexion ainsi que votre adresse email pour réinitialiser votre mot de passe.

Avec tout ça, vous ne risquez plus de perdre définitivement votre mot de passe. Cela s’applique également à vos membres alors n’hésitez pas à leur communiquez l’information !

Astuces : Une douchette à code-barre pour ExtraClub

admin    Astuces     boutique, code-barre, douchette, gestion club sport, lecteur optique, produit

Utilisateur averti d’ExtraClub, le logiciel de gestion de club de sport vous sert certainement pour gérer votre boutique. Parfois si votre catalogue est bien fourni, cela peut être un peu laborieux de chercher le produit dans l’arborescence afin de l’ajouter au ticket de votre client.

Si vous vous procurez une douchette à code-barre, comme celles que l’on trouve dans la plupart des grandes surfaces et boutiques, vous pourrez la connecter à votre caisse et en scannant le code-barre, ExtraClub trouvera automatiquement le produit et l’ajoutera au ticket de caisse !

Pour que chacun des produits soit reconnu, il suffit d’ajouter le code-barre lorsque vous ajoutez un produit à la boutique. L’utilisation de la douchette simplifie également l’utilisation des cartes-cadeaux. Si elles sont liées à un code-barre, il vous suffit de le scanner pour débiter le montant et utiliser la carte cadeau !

En un mot, l’utilisation d’une douchette avec ExtraClub rend votre boutique plus simple et efficace ! N’hésitez à contacter les équipes de StadLine pour l’acquisition d’une douchette à code-barre.

Mise à jour : Modifier le type de membre

admin    Astuces     fiche membre, gestion des membres, mise à jour, nouveauté, type de membre

ExtraClub évolue régulièrement pour s’adapter au mieux à vos besoins et vous faciliter encore plus la tâche dans la gestion quotidienne de votre club de sport !

Une mise à jour de sécurité a été faîte la semaine passée. Celle-ci vous permet d’empêcher les membres de votre personnel de « modifier le type de membre » depuis la fiche des membres ou la mini fiche (réservation ou boutique). Cette modification a pour objectif d’éviter une manipulation intentionnelle ou non, par du personnel de votre club des types de membre, sans une vente préalable de la prestation correspondante.

Attention tout de même, cette mise à jour peut supprimer l’accès à la modification du type de membre à des personnes qui avait préalablement le droit de le faire. Si c’est le cas, pas de panique ! Nous invitons à vérifier que le profil Direction a bien le droit de « modifier le type de membre » et d’attribuer ce droit aux autres profils qui devrait l’avoir. Si vous n’y parvenez pas, vous pouvez contacter StadLine pour effectuer une mise à jour du droit Direction.