Nouveauté : Mise à jour du système d’alertes

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Utilisez-vous déjà le système d’alertes dans ExtraClub ?

Vous pouvez configurer les alertes dans la partie « Membres ». Cliquez ensuite sur l’onglet « Configuration » puis encore une fois sur « Configuration » dans le menu qui s’affiche en dessous. Vous avez alors accès à différentes options de configuration dont « Type d’alerte ».

Il existe trois types d’alertes :

• Les alertes anodines ne font rien mais elles permettent de garder la trace d’une action particulière.
• Les alertes de type « Mise en garde » vous avertissent lors d’une situation à risque. Au bout d’un nombre de mise en garde que vous pouvez définir, le compte est automatiquement bloqué.
• Les alertes bloquantes permettent comme leur nom l’indique de bloquer automatiquement un compte.

Les alertes sont applicables à plusieurs situations. Le dépassement du seuil d’ardoise qui vous permet de repérer les membres qui dépassent trop souvent leur seuils. La réservation non honorée vous permet de garder une trace des absences à une réservation sans prévenir (le no show). Le retard de paiement sur une facture vous permet de savoir qui sont les mauvais payeurs qui continuent à profiter de vos services.

Vous pouvez également créer une alerte manuelle pour un mauvais comportement d’un de vos membres. Cette mesure est un peu extrême mais elle a son utilité.

Un compte peut être bloqué soit en réservation, soit en boutique, soit en contrôle d’accès (si votre club en est équipé), soit partout !

Afin de consulter les alertes et de débloquer le compte d’un membre, rendez-vous dans « Membres » puis sur la fiche du membre, cliquez sur « Gérer les alertes » dans la partie « Compte et ardoises ».

Voilà pour les alertes. Si vous avez des questions sur l’utilisation de ce système, n’hésitez pas à nous contacter.

Nouveauté : Amélioration des champs de type liste

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Pour votre confort et pour rendre ExtraClub toujours plus intuitif et agréable à utiliser, notre équipe vous présente aujourd’hui les améliorations apportées aux champs de type « Liste ».

Cette nouveauté graphique donne à ExtraClub une apparence plus agréable et permet d’utiliser les listes et menus déroulants plus facilement. Ces listes vous permettent également de rapidement cocher et décocher des cases en masses et de voir d’un coup d’œil ce qui est déjà sélectionné.

Pour voir cette amélioration rendez-vous dans votre ExtraClub, dans la partie Membres. Puis dans « Liste de membres » et dans sur tous les écrans qui présentent des listes.

Nouveauté : Bouton contact sur l’espace membre

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Vous l’avez peut être remarqué mais une nouveauté est disponible sur ExtraClub. Désormais lorsqu’ils sont connectés en front office (l’espace membre pour réserver, consulter l’annuaire, etc…), les membres peuvent vous contacter directement par email.

Un  bouton « Contactez-nous » à fait son apparition sur l’espace connecté et apparaît en bas à gauche de chacune de ses pages.

Quel est l’intérêt pour votre club ?

Le fait que vos membres puissent simplement vous contacter par email pour toute question permet de décharger l’accueil téléphonique du club, en effet le contact par email est moins laborieux et prend moins de temps. Si la demande d’un membre passe par email, votre personnel peut la traiter en fonction de sa priorité et gérer les cas les plus urgents par téléphone !

Nouveautés : Le guide d’ExtraClub

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Vous l’avez sans doute remarqué, une nouveauté majeure a fait son apparition dans ExtraClub !

Lorsque vous vous connectez sur l’interface de gestion de votre club, en dessous des anniversaires du jour, est apparu le guide d’ExtraClub ! Nos équipes travaillent dessus depuis plusieurs mois et nous sommes très fiers de vous le présenter.

Que contient le guide d’ExtraClub ?

Ce guide est une véritable aide pour notre logiciel. Il explique en détail et avec des captures d’écrans du logiciel comment utiliser toutes les fonctionnalités d’ExtraClub.

Où puis-je trouver le guide d’ExtraClub ?

Vous pouvez accéder au guide de deux façons :

- Depuis votre tableau de bord, sous les anniversaires.

- En cliquant sur le point d’interrogation situé dans la barre des onglets de votre ExtraClub. Un clic sur cet icône ouvrira automatiquement la page d’aide liée à la page que vous visualisez.

Notez tout de même que le guide n’est pas complet à 100% et que nous le complèteront régulièrement en fonction des nouveautés du logiciel. Si vous ouvrez une page d’aide en cliquant sur l’icône « ? » et qu’aucun contenu n’est disponible pour cette page, c’est l’accueil du guide qui s’affichera.

Ce nouveau guide vient compléter l’offre de support d’ExtraClub (support par email et par téléphone) et remplace les guides qui étaient jusque là disponible au format PDF.

Nouveautés : Paiement des réservations depuis le planning

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Nous sommes heureux de vous présenter une nouveauté d’ExtraClub qui va encore vous faciliter la vie ! Le paiement des réservations s’effectuent désormais directement depuis le planning d’ExtraClub.

Un simple clic droit une réservation, dans l’onglet « Réservations », affiche l’option « Payer » (avec le logo CB pour mieux vous repérer).  Ensuite, laissez-vous guider, la procédure est la même qu’auparavant.

Grâce à cette fonctionnalité, gagnez en temps et en efficacité et encaissez les réservations sans passer par l’onglet « Boutique ».

Notez tout de même que ce paiement dans le planning ne prend pas en compte, pour l’instant, les comptes et les ardoises. Si vous devez utiliser ce système, un lien « Aller en boutique » s’affiche juste au dessus du ticket dans la fenêtre de paiement.

Nouveautés : Développez votre communauté avec le volet social d’ExtraClub !

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Des fonctions supplémentaires sont disponibles dans ExtraClub ! Cela concerne l’espace membre.

Ces nouveautés ont pour but d’une part de développer une véritable communauté tout en facilitant la mise en en relation entre vos membres, et d’autre part, de leur faciliter l’accès aux services que vous proposez. Passons donc en revue toutes ces nouveautés, qui viennent s’ajouter à la page de Réservation, qui était jusque là la seule page de l’espace membre connecté.

Ce volet social est disponible sur demande, n’hésitez donc pas à nous contacter.

- Mon compte

Désormais, les membres peuvent gérer leurs informations personnelles depuis l’espace connecté. Le membre pourra y modifier ses coordonnées.

- Boutique

Nous offrons maintenant la possibilité d’afficher la boutique directement en ligne. Vous pourrez d’ailleurs la rendre publique, et donc accessible à tous, ou privée, et visibles par les membres uniquement. C’est la fonctionnalité idéale pour faire figurer vos produits et vos offres directement sur internet.

Pour aller encore plus, vous pourrez, si vous le souhaitez, activer la possibilité d’adhérer au club directement en ligne et pourquoi pas de réserver directement un créneau en ligne (sous réserve d’activation de la réservation en ligne). Pour accompagner cette fonctionnalité, vous aurez la possibilité de mettre en place le paiement en ligne avec votre banque.

Notez d’ailleurs que toute l’équipe d’ExtraClub travaille à une surprise concernant le paiement en ligne. Nous vous donnerons plus de détails prochainement !

- Réservation

Au cœur de l’espace connecté se trouve bien sûr la réservation. Une nouveauté la concernant fait son apparition. Vous pouvez désormais afficher le planning en mode public. Très utile si par exemple vous proposez des cours collectifs.

- Facture

Vous pouvez dorénavant mettre à disposition des clients leurs factures de cotisation et/ou de séminaire depuis leur espace membre. Et pour faciliter leur paiement, vous pouvez leur permettre d’en régler et d’en visualiser les différentes échéances (sous réserve d’activation du paiement en ligne).

- Annuaire

Un annuaire de tous vos membres est à présent disponible dans l’espace connecté. Chaque membre a la possibilité de choisir depuis la page « Mon compte » les informations qu’il souhaite voir affichées dans l’annuaire des membres.

- Recherche de partenaires

Cet espace est entièrement consacré à vos membres ! Grâce à lui, ils peuvent publier une annonce afin de trouver un partenaire de jeu pour une partie de golf, de futsal, de tennis, … Le but de la recherche de partenaires est de développer une communauté autour de votre club !

Nous espérons que ces nouveautés vous plairont. Si vous avez la moindre question sur ces nouveautés et leur mise en place, n’hésitez pas à nous laisser un commentaire sur cet article.

Nouveautés : Planning des réservation

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Il y a quelques jours nous avons effectué une importante mise à jour d’ExtraClub. Vous l’avez sûrement remarqué, le nouveau planning est arrivé !

Nous avons à cœur de vous faciliter la vie et de rendre la gestion de votre club la plus simple et la plus efficace possible et c’est en gardant cela à l’esprit que nous vous avons développé ce nouveau planning.

Celui-ci comporte de nombreuses fonctionnalités et nous vous en reparlerons dans les prochaines semaines afin de vous donner les astuces pour tirer le meilleur de votre planning !

Si vous êtes client ExtraClub Golf, nous vous invitons à lire cet article dédié uniquement aux nouveautés du planning de gestion des réservations de départs.

Si vous disposez de plusieurs ressources (courts de tennis, parcours de golf, etc…), vous pouvez désormais sélectionner celles que vous souhaitez afficher pour les visualiser à plusieurs ou une par une. Un simple clic sur le nom de la ressource en haut à droite vous permettra de cocher ou décocher à loisir les ressources à afficher.

Lorsque votre planning est complet, il est parfois difficile de retrouver une réservation spécifique. Pas de panique ! Un champ de recherche fait son apparition près de la date. Taper simplement le nom du réservataire et la réservation recherchée sera mise en avant pour la trouver plus facilement.

La frise des jours située au dessus du planning affiche désormais une semaine glissante. Le jour affiché est au milieu et vous pouvez naviguer facilement entre les 3 jours précédents et les 3 jours à venir.

Toujours dans l’optique de faciliter la navigation sur le planning, une fonction de zoom sur la police a été ajoutée. Vous pouvez zoomer en cliquant sur a+ et dé-zoomer en cliquant sur –a. En navigation horizontale, le bouton de zoom est maintenant situé au dessus du planning. Et pour changer de date rapidement, la barre d’options reste affichée en haut de la page même si vous affichez le bas de la page.

Des fonctions de Copier/Coller/Couper font également leur apparition pour modifier simplement la date d’une réservation. Vous pourrez maintenant changer la couleur des réservations en fonction de leur type et aussi personnaliser les informations de la case d’une réservation en y affichant plus éléments. Cela fonctionne aussi pour l’affichage des détails au survol d’une réservation.

Enfin, les options liées aux réservations seront bientôt disponibles. Ainsi, les locations de raquettes, ballons, clubs de golf, voiturettes et autres équipements seront visibles sur le planning. Vous pourrez par ailleurs faire payer le fait de réserver une option en créant simplement un produit « Option » en boutique.

Cela fait beaucoup de nouveautés d’un coup et nous espérons qu’elles vous faciliteront l’utilisation d’ExtraClub. D’autres articles sont prévus pour vous apporter le support et les trucs et astuces afin de tirer au mieux parti de ces nouveautés.

Nouveautés : Export de la liste des membres au format XLS

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Vous avez été nombreux à nous demander la possibilité d’exporter la liste des membres au format Excel (xls). Et bien c’est désormais possible !

Comment faire ?

C’est très simple. Rendez-vous dans la partie « Membres » de votre ExtraClub puis cliquez sur « Liste des membres » dans le menu. Réglez les paramètres désirés pour l’export puis cliquez sur « Valider ». Dans la partie « Exporte Rapide » ou sur la page « Exporter », vous pouvez désormais sélectionner le format « Xls » pour ouvrir vos fichiers avec le logiciel Microsoft Excel.

Les fichiers Csv proposés auparavant s’ouvrent eux aussi avec le logiciel Excel cependant le fait de préférer le format Xls au format Csv servira en particulier aux possesseurs d’ordinateurs Apple (Mac) où le Xls a une meilleure capacité d’utilisation là où le Csv n’est pas idéal.

Nouveautés : Informations détaillées dans la gestion des réservations

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La gestion des réservations sur ExtraClub ne cesse de s’enrichir. Après les filtres d’affichage, présentés la semaine dernière, de plus amples détails sont disponibles sur les réservations.

Pour visualiser ces détails rendez-vous dans l’onglet Gestion de la partie Réservations.  Effectuez une recherche dans la liste des réservations en utilisant les différents filtres d’affichage disponibles. Sélectionnez une des réservations affichées.

Vous pouvez désormais visualiser :

-          La date de création de la réservation

-          Le nom de l’auteur de la réservation

-          Le nom de la personne ayant modifié la réservation en dernier

L’intérêt de cette fonction réside de la possibilité de voir qui a créé et qui a modifié la réservation, que ce soit un membre du personnel ou un membre du club.

Voilà qui devrait encore vous faciliter l’utilisation d’ExtraClub !

Nouveautés : Filtrer la liste des réservations

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Une nouvelle fonctionnalité a récemment fait son apparition sur ExtraClub. Pour la découvrir, rendez-vous dans la catégorie « Gestion » de la partie « Réservations ». Vous pouvez alors consultez la Liste des réservations.

Dans les filtres d’affichage où l’on trouvait avant « Statut », « Type de réservation » et « Ressource », il y a maintenant en plus « Date », « Nom » et « Prénom ».

Cet ajout vous permettra de gérer encore plus facilement vos réservations avec ExtraClub !