Nouveauté : Ajoutez un .pdf aux e-mails automatiques

Agnès    Nouveautés     e-mail automatique, pdf, pièce jointe

Avec ExtraClub, vous pouvez désormais joindre un fichier .pdf aux e-mails envoyés automatiquement aux membres, par exemple lors de la prise d’une réservation ou lors de leur inscription au club. Ainsi, vous pouvez transmettre des formulaires d’inscription, des questionnaires de satisfaction, ou tout autre correspondance.

Le nombre de fichiers est limité à 3 pour un poids total de 3,5 Mo.

Astuce : Découvrez quels membres appartiennent à un profil d’accès

Agnès    Astuces     accès v2, membres, profil d'accès

Lorsque l’on modifie ou crée un nouveau profil d’accès (dans les accès V2), on coche les critères qui semblent correspondre à notre besoin. Or, parfois on oublie une condition ou on se trompe. Désormais, grâce à ce petit outil, il est possible de savoir quelles sont les personnes qui font partie du profil. Il est ainsi plus facile de vérifier sur les fiches membres que les informations sont justes mais aussi d’effectuer quelques tests au niveau des portiques.

Pour obtenir cette liste, il faut se rendre dans l’Espace Membres puis dans le menu de Configuration des Accès V2, cliquer l’onglet « Profil d’accès ». Là, une petite molette est disponible à droite de chaque profil existant. Un clic et la liste apparaît !

Nouveauté : Ajoutez des commentaires sur les tickets de caisse

Agnès    Nouveautés     boutique, commentaires, ticket de caisse

Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, il est aujourd’hui possible de mettre des annotations ou des remarques sur le ticket de caisse lors de la vente de certains produits.

En cliquant sur le produit, une nouvelle fenêtre s’ouvre et vous pouvez saisir votre commentaire. Dès que vous validez, il apparaît sur le ticket.

Astuce : Affichage des initiales sur le planning membre

Agnès    Astuces     affichage, planning membre, réservation

Si vous ne souhaitez pas que les noms des membres apparaissent sur le planning, il est possible de ne faire apparaître que leurs initiales. Ainsi, l’anonymat est respecté.

Pour mettre ceci en place, il suffit de contacter le support d’ExtraClub et d’en faire la demande.

Nouveauté : Modification du titre d’une réservation avancée

Agnès    Nouveautés     planning, réservation avancée, titre

La réservation avancée a été modifiée afin de permettre aux utilisateurs de changer le titre donné à la réservation.

Le titre de la réservation avancée s’affiche sur le planning administrateur mais aussi sur le planning réservé aux membres. Ainsi, en cas d’erreur ou d’ajustement, vous pouvez modifier le titre affiché.

Pour le changer, faites un clic droit sur la réservation avancée posée sur le planning et sélectionnez « Éditer (avancé) ».

Nouveauté : Révision du calcul des tarifs sur le planning

Agnès    Nouveautés     gestion des tarifs, planning, points, prépayés, réservation, tarifs

Désormais sur ExtraClub, les tarifs sur le planning sont calculés en fonction de ce que possède le client sur son compte.

Vous êtes nombreux à utiliser les systèmes de points et de prépayés et cela pose parfois quelques soucis lorsque votre client voit son compte arriver à zéro. Aujourd’hui, si le compte points ou prépayés est vide, le montant à régler bascule automatiquement sur un prix en euros*.

La gestion de votre activité est ainsi facilitée !

* La bascule en euros ne peut se faire que si un tarif en euros a été défini par défaut dans les paramétrages. Si aucun prix en euros n’est applicable, il faudra alors ajuster les paramètres.

Nouveauté : Affichage du planning « membres » en fonction de la section

Agnès    Nouveautés     planning, planning membre, réservation, section

Désormais, le planning disponible pour les membres depuis leur espace est optimisé pour n’afficher que les ressources auxquelles ils ont accès. En fonction de la section à laquelle ils appartiennent, ils ne peuvent consulter et réserver que les terrains ou salles pour lesquels ils ont souscrit un abonnement.

Le planning des membres s’en trouve alors simplifié !

La mise en place des sections nécessite un paramétrage spécifique et complexe. Leur utilisation est réservée aux structures qui proposent une grande variété de sports différents.

Nouveauté : Aperçu des e-mails

Agnès    Nouveautés     aperçu, e-mail, liste des membres

Lorsque vous faites un e-mailing, vous pouvez désormais prévisualiser la mise en forme et le rendu. Pour cela, le bouton « Tester » vous permet d’envoyer le message sur la boite e-mail de votre choix. Vous pouvez ainsi repérer d’éventuelles erreurs ou des problèmes de mise en page avant de l’envoyer à vos adhérents.

Une fois le test envoyé, vous revenez ensuite sur la fenêtre d’édition pour faire vos modifications ou programmer tout de suite l’envoi du courriel si tout est parfait.

Astuce : Posez vos questions au support

Agnès    Astuces     aide, forum, questions, support

Certains d’entre vous l’ont peut-être déjà vu ou même utilisé : le bouton « Support » vous permet d’interroger notre base de connaissances afin de trouver les réponses à vos questions sur le fonctionnement d’ExtraClub.

Nous essayons de faire en sorte que la base soit la plus complète possible. Néanmoins, la diversité des structures sportives engendre des questions souvent très pointues qui ne peuvent être traitées dans une base de connaissances très générale.

Si vous ne trouvez pas de réponse satisfaisante dans les articles proposés, il vous est possible d’envoyer directement votre question à notre équipe qui fera son maximum pour vous répondre rapidement.

Vous pouvez aussi poser votre question dans la partie « Communauté », qui est un forum, pour demander l’avis des autres utilisateurs.

De plus, toutes les questions que vous posez, même si vous ne les envoyez pas à l’équipe support, sont enregistrées dans le logiciel (de manière anonyme). Ceci nous permet de voir quelles sont les demandes récurrentes et de les traiter dans le Guide d’ExtraClub ou dans ce centre d’aide.

Si vous souhaitez activer ce bouton « Support », n’hésitez pas à nous contacter !

Enfin, n’oubliez pas que le Guide d’ExtraClub est toujours disponible et mis à jour régulièrement. Pour l’utiliser, cliquez sur le bouton « i », en haut à droite de chaque Espace sur le logiciel.

Astuce : Explicitation des règles des quotas

Agnès    Actualité     amélioration, quotas, réservation

Le système des quotas a été amélioré. Désormais, lorsque vous souhaitez ajuster votre paramétrage, vous disposez d’un cadre vous permettant de « tester » votre quota.

En entrant une date de réservation souhaitée, le logiciel va calculer automatiquement la plage d’application du quota en fonction de cette date et vous indiquer les autres conditions qui s’appliquent, comme le nombre de réservations précédentes, concomitantes ou suivantes qui pourraient influer.

Ceci vous permet de vérifier ce qu’il va se passer avant de valider votre quota.