Nouveauté : Optimisation du chargement du planning

admin    Nouveautés     fluidité, mise à jour, optimisation, planning, rapidité, réservations

Si votre ordinateur n’est pas tout récent ou votre connexion internet n’est pas très rapide, il peut être parfois un peu long d’afficher correctement le planning d’ExtraClub.

Pour fluidifier l’utilisation du logiciel de sport et vous faciliter la vie au quotidien, les équipes d’ExtraClub ont optimisé le chargement du planning. Pour en constater les effets, rendez-vous simplement dans la partie « Réservations ». Le chargement du planning s’effectue en 2 étapes. Tout d’abord, les créneaux horaires et le fond sont chargés et sont mis en mémoire pour augmenter la rapidité de chargement lors de vos prochaines visites. Puis, les réservations se chargent progressivement (par tranche de 25). Cela vous permet de visualiser des informations concernant les réservations avant même que le planning ne soit complètement chargé !

Avec cette mise à jour, ExtraClub sera encore plus rapide qu’avant !

Nouveauté : Les cours collectifs

admin    Nouveautés     cours collectifs, fitness, logiciel de réservation, réservation, sport

Vous avez été nombreux à nous demander la possibilité de gérer des cours collectifs sur votre planning de réservation ExtraClub. C’est désormais possible !

Pour l’activer, rien de plus simple. Rendez-vous dans l’onglet « Configuration » pour activer le droit permettant de créer et de modifier des cours collectifs. N’hésitez pas à contacter nos équipes pour faciliter cette étape. Une fois ceux-ci activés, retournez sur le planning en cliquant sur « Réservations » et à côté de la date du jour, cliquez sur « Planning par jour » puis sélectionnez « Cours collectifs ». Le paramétrage est différent de la réservation standard. En effet, il n’y a pas de créneaux ni d’horaires d’ouverture. Il vous suffit de cliquez sur le jour et l’heure désirés pour le cours collectifs puis de le paramétrer comme vous prendriez normalement une réservation.

Choisissez le type de membre autorisé pour ce cours ainsi que le tarif associé. Vous pouvez programmer ce cours afin qu’il se répète chaque semaine ou chaque jour jusqu’à une date précise. Vous pouvez également préciser des exceptions au cas où le cours ne serait pas complètement régulier. Paramétrez le nombre de personnes autorisées à réserver pour ce cours et enfin cliquez sur « Valider le cours collectif ».

Une fois le cours créé, cliquez dessus dans le planning pour y ajouter un réservataire comme vous le faite d’habitude !

Cette option sera très pratique pour les salles multi-sports et bien sûr pour les salles de fitness ! Si vous avez des questions sur la mise en place de ces cours collectifs, n’hésitez pas à contacter le support ExtraClub !

Nouveauté : Mise à jour du système d’alertes

admin    Nouveautés     alerte, bloquer ardoise membre, bloquer compte membre, logiciel sport, no show, réservation non honorée

Utilisez-vous déjà le système d’alertes dans ExtraClub ?

Vous pouvez configurer les alertes dans la partie « Membres ». Cliquez ensuite sur l’onglet « Configuration » puis encore une fois sur « Configuration » dans le menu qui s’affiche en dessous. Vous avez alors accès à différentes options de configuration dont « Type d’alerte ».

Il existe trois types d’alertes :

• Les alertes anodines ne font rien mais elles permettent de garder la trace d’une action particulière.
• Les alertes de type « Mise en garde » vous avertissent lors d’une situation à risque. Au bout d’un nombre de mise en garde que vous pouvez définir, le compte est automatiquement bloqué.
• Les alertes bloquantes permettent comme leur nom l’indique de bloquer automatiquement un compte.

Les alertes sont applicables à plusieurs situations. Le dépassement du seuil d’ardoise qui vous permet de repérer les membres qui dépassent trop souvent leur seuils. La réservation non honorée vous permet de garder une trace des absences à une réservation sans prévenir (le no show). Le retard de paiement sur une facture vous permet de savoir qui sont les mauvais payeurs qui continuent à profiter de vos services.

Vous pouvez également créer une alerte manuelle pour un mauvais comportement d’un de vos membres. Cette mesure est un peu extrême mais elle a son utilité.

Un compte peut être bloqué soit en réservation, soit en boutique, soit en contrôle d’accès (si votre club en est équipé), soit partout !

Afin de consulter les alertes et de débloquer le compte d’un membre, rendez-vous dans « Membres » puis sur la fiche du membre, cliquez sur « Gérer les alertes » dans la partie « Compte et ardoises ».

Voilà pour les alertes. Si vous avez des questions sur l’utilisation de ce système, n’hésitez pas à nous contacter.

Astuces : Produits spéciaux 3/3

admin    Astuces     abonnement, gestion boutique club de sport, green fee voucher, prélèvement automatique, produits spéciaux

Découvrez aujourd’hui la dernière partie de notre série d’articles consacrée aux produits spéciaux ! Sert à affecter un type de membre pendant une durée lors de la vente du produit.

- Abonnement membre

Ce type de produits spéciaux vous permet de vendre par exemple un abonnement de 6 mois à plein temps. Avec l’achat de ce produit, le personne devient directement abonnée à votre club pour une durée de 6 mois.

Il également possible de prendre un abonnement pour une personne donnée alors qu’autrement, seul le propriétaire du ticket peut prendre un abonnement.

-  Abonnement membre par prélèvement

Il fonctionne de la même façon que le produit « Abonnement membre » décrit ci-dessus mais en plus, cela enregistre les informations du prélèvement automatique et du paiement automatique ce qui permet un renouvellement de l’abonnement.

-  Produit avec quota

Ce type de produit permet tout simplement de créer un produit qui ne pourra être vendu qu’un certain nombre de fois dans l’année.

-  Produit Green Fee voucher

Très utile pour les golfs, ce type de produit permet de savoir d’où vient le membre qui présente le Green Fee Voucher (de quel hôtel, par exemple).

Voilà ! Vous avez désormais toutes les informations concernant les produits spéciaux dans ExtraClub. N’hésitez pas à contacter nos équipes ou à commenter cet article si vous avez la moindre question.

Nouveauté : Amélioration des champs de type liste

admin    Nouveautés     champ liste, liste de membres, membre

Pour votre confort et pour rendre ExtraClub toujours plus intuitif et agréable à utiliser, notre équipe vous présente aujourd’hui les améliorations apportées aux champs de type « Liste ».

Cette nouveauté graphique donne à ExtraClub une apparence plus agréable et permet d’utiliser les listes et menus déroulants plus facilement. Ces listes vous permettent également de rapidement cocher et décocher des cases en masses et de voir d’un coup d’œil ce qui est déjà sélectionné.

Pour voir cette amélioration rendez-vous dans votre ExtraClub, dans la partie Membres. Puis dans « Liste de membres » et dans sur tous les écrans qui présentent des listes.

Astuces : Produits spéciaux 2/3

admin    Astuces     comité d'entreprise, gestion sport, produits spéciaux, ticket CE

Nous continuons aujourd’hui notre série d’articles sur les produits spéciaux en se concentrant plus particulièrement sur les tickets CE (Comité d’entreprise). En effet, ExtraClub vous permet de gérer des produits spéciaux à destination des CE.

Il est possible pour votre club de vendre des tickets numérotés à une entreprise qui va les redistribuer (ou les revendre) via son comité d’entreprise. Ces tickets présentés à votre club seront valables pour une prestation (une partie, un cours, etc…).

Ces tickets peuvent être vendus sous forme de carnets de 10 tickets avec un support physique numéroté. Ainsi, on sait lesquels ont été utilisés et combien il en reste !

Chaque vente de ticket représente une ligne dans vos comptes et lorsqu’un ticket est utilisé, vous pouvez savoir combien il reste  de tickets à utiliser. L’utilisation des tickets CE permet de ne pas identifier les gens en caisse, et ainsi de gagner du temps !

Retrouvez notre précédent article dédié aux produits spéciaux.

Astuces : Définir des dates de suspension pour le prélèvement automatique

admin    Astuces, Non classé     abonnement, club de sport, gestion, prélèvement automatique, suspension

Vous devez déjà savoir que le paiement par prélèvement automatique pour l’abonnement de vos membres se gère directement depuis les fiches membres. Mais saviez-vous que vous pouvez définir des dates de suspension pour le prélèvement automatique ?

Pour ce faire, rendez-vous sur la fiche du membre en question. Vous trouverez différents champs « Renouvellement automatique », « Produit de renouvellement », etc… Vous pouvez alors ajouter des dates de suspension dans le tableau lié à ces champs.

Quel intérêt de suspendre un prélèvement automatique ? Et bien si votre club ferme pour un période longue ou que le membre sait qu’il ne pourra pas venir pendant plusieurs mois mais qu’il n’a pas envie de supprimer son inscription au club, il suffit de définir des dates de suspension et le prélèvement automatique reprendra à la fin de la période de suspension !

Remarque : Il vous appartient d’effectuer parallèlement les modifications sur les dates de validité du type de membre.

Astuces : Produits spéciaux 1/3

admin    Astuces     carte cadeau, carte compte, club de sport, gestion, invitation, produits spéciaux, réservation d'option, séminaire

Lorsque vous gérez les produits en boutique avec ExtraClub, vous avez la possibilité de définir certains types de produits. Nous allons commencez aujourd’hui une série d’articles qui vous exposera les différents types de produits spéciaux ainsi que leur utilité.

Les produits d’invitation

Lorsque vous créez un produit d’invitation, vous devez définir le type d’invitation (club, court de tennis, accès à la piscine, etc…) puis définir combien d’invitations le membre peut acheter chaque année. Et surtout choisir qui peut inviter qui.

Réservations d’options

ExtraClub propose d’ajouter des options aux réservations. Un club de tennis ou de golf peut par exemple proposer la location de raquettes, clubs ou  de voiturettes de golf. Vous pouvez créer un produit spécifique afin que l’option puisse être réservée en même temps que le créneau horaire. Ainsi le membre s’assure la disponibilité de l’option à l’avance.

Produits au prix personnalisé

Vous pouvez créer des produits au prix personnalisé ! Cela signifie que le prix est à définir au moment de la prise de réservation ou du passage en caisse. Ce type de produit est très utile pour les activités de type séminaire et également pour vendre un produit qui n’est pas encore rentré dans la liste des produits mais qui est déjà en vente !

Produits carte compte

Connaissez-vous les produits de type carte compte ?

Ce produit peut être acheté pour alimenter le compte d’un membre grâce à une carte. Il peut s’agir d’une carte cadeau ou d’une recharge de carte pour son propre compte ou pour une autre personne !

Dans le prochain article dédié produits spéciaux, nous vous parlerons des tickets CE !

Astuces : Modifier ses informations personnelles dans la rubrique « Mon Compte »

admin    Astuces     compte membre, espace connecté, logiciel de gestion de sport, membres

Vos membres vous appellent régulièrement ou vous envoient des emails pour modifier les informations les concernant ? Afin de ne pas bloquer votre accueil téléphonique et vous faire perdre du temps en mettant à jour vous-même les informations personnelles de vos membres, l’équipe ExtraClub vous donne un coup de main !

Saviez-vous que vos membres peuvent modifier directement leurs informations personnelles depuis l’espace connecté ? (ou front-office)

Lorsqu’un membre se connecte à votre ExtraClub pour gérer ses réservations ou accéder aux autres services selon ce que vous avez choisi d’activer (annuaire, recherche de partenaire, etc…), il peut voir un résumé de ses informations dans la rubrique « Mon Compte ». Depuis cette page, il a aussi accès à un bouton « Modifier » afin de changer par exemple son adresse, son numéro de téléphone, etc… selon vos réglages.

Alors, la prochaine fois qu’un membre vous appelle pour modifier ses coordonnées, vous pourrez lui dire qu’il peut les modifier directement depuis son espace connecté !

Astuces : Amélioration de la rubrique « mot de passe perdu »

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Perdre son mot de passe de connexion arrive régulièrement tant il y en a à retenir pour se connecter à différents sites. Cela peut aussi bien arriver à vos membres qu’à votre personnel !

Pour rendre l’expérience d’utilisation d’ExtraClub optimale, nos équipes ont retravaillées la rubrique « Mot de passe perdu ». Sur la page de connexion à votre ExtraClub, un lien « Mot de passe perdu? » est disponible à côté du bouton « Se connecter ».

Vous avez deux possibilités différentes pour retrouver votre mot de passe si vous ne parvenez pas à vous connecter. En sélectionnant « Récupérer mes paramètres de connexions actuels », entrez simplement l’adresse email liée à votre compte et vous recevrez un email contenant les informations pour vous connecter. Si vous choisissez « Modifier le mot de passe d’un identifiant que je connais », il faudra entrer votre identifiant de connexion ainsi que votre adresse email pour réinitialiser votre mot de passe.

Avec tout ça, vous ne risquez plus de perdre définitivement votre mot de passe. Cela s’applique également à vos membres alors n’hésitez pas à leur communiquez l’information !