Nouveauté : Amélioration des paramètres des accès V2

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Pour toujours mieux correspondre à vos besoins, nous avons amélioré le paramétrage des profils des accès V2. Désormais, lorsque l’entrée est liée à une réservation, vous pouvez choisir de laisser entrer le joueur après la fin de la réservation.

Ceci peut s’avérer très utile pour des cas particuliers de réservations pour des groupes ou des scolaires par exemple. En effet, leurs réservations sont parfois très longues (un après-midi complet bien souvent) et ces cas étaient difficiles à gérer avec l’ancien système.

N’hésitez pas à ajuster vos paramétrages !

Dossier : Le contrôle d’accès et les badges – 3/3

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L’utilisation des badges

Tout d’abord, les badges doivent être liés à un utilisateur. Cette opération peut s’effectuer de deux manières : vendre le badge à la personne depuis la caisse ou attribuer manuellement le badge à la personne. Il existe des procédures d’aide sur ces sujets dans le Guide d’ExtraClub, n’hésitez pas à le consulter !

Ensuite, l’utilisateur doit avoir un abonnement valide en cours (dans le cas d’un club de fitness par exemple) ou une réservation sur le planning (pour un club de tennis, de foot en salle, etc.). Si ces conditions ne sont pas remplies, il peut voir son accès refusé. Pour tenter de comprendre ces refus, la marche à suivre est d’aller sur la page « Derniers accès » et rechercher les derniers accès enregistrés pour la personne. Les passages étant enregistrés, cela vous permettra de retrouver le message qui s’est affiché au passage de l’utilisateur. Vous pourrez ainsi croiser les informations et comprendre la situation.

Dossier : Le contrôle d’accès et les badges – 2/3

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Les règles d’accès : les associations

Dans ce deuxième volet de notre dossier consacré au contrôle d’accès et aux badges, nous allons voir comment définir les règles d’accès.

Pour cela, il faut aller dans le menu « Association » des Accès V2. Ici, vous pourrez créer les règles qui s’appliqueront au passage des membres. Avant de commencer, il faut réfléchir à quelles actions doivent s’appliquer à quel lecteur. En effet, les conditions d’accès ne sont peut-être pas les mêmes à la porte d’entrée principale et à la porte d’accès à un terrain ou à une salle particulière. Dans le menu d’association, vous pouvez justement lier les profils et les actions selon le lecteur où vous vous trouvez.

Aussi, l’ordre des règles est très important. Lorsqu’un membre est « attrapé » dans un profil, les actions qui le concernent s’appliquent. Un membre peut se trouver dans deux profils d’accès différents et ce sont les actions liées au premier trouvé qui s’appliqueront. Il faut donc être vigilent sur ce point.

En liant profils et actions sur un lecteur, il faut aussi penser à grouper les règles qui s’appliquent à un même profil. En effet, la lecture s’arrête dès lors que le profil diffère. Il faut donc que les actions qui concernent un profil particulier soient placées les unes à la suite des autres.

Si un membre n’est attrapé par aucun profil, alors c’est une action par défaut qui s’appliquera. Vous pouvez choisir cette action pour « toutes les personnes restantes ». En général, pour une porte d’entrée, la règle par défaut est le refus d’entrée. En effet, si une personne n’a pas été attrapée par un profil, cela signifie qu’elle ne remplit aucune condition pour entrer.

Dossier : Le contrôle d’accès et les badges – 1/3

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Les profils d’accès et les actions

Lorsque vous disposez de portiques ou simplement de lecteurs de badges à l’entrée, il faut les configurer. La configuration est assez simple mais il faut penser à quelques détails. Il faut bien avoir en tête qui peut faire quoi et essayer d’imaginer tous les cas possibles.

Dans le menu de configuration des accès v2, vous devez créer des profils d’accès et des actions. Les profils servent à définir le type de personnes qui peuvent entrer et à quel moment. Les actions sont les autorisations de passage, les débits de devises, l’allumage de terrains…

En créant ces profils, vous pouvez grouper les personnes en fonction de critères précis (type d’abonnement, prise de réservation, présence d’une ardoise…).

Ensuite, en créant les actions, vous définissez les diverses opérations qui s’appliqueront au passage des membres.

Dans le prochain article de notre dossier consacré au contrôle d’accès et aux badges, nous verrons comment associer les profils d’accès et les actions pour mettre en place les règles d’accès au club.

Focus : Les cartes

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Aujourd’hui, nous allons vous parler d’un ajout à votre club et à ExtraClub qui peut vous apporter énormément. L’utilisation de cartes pour vos membres. Cartes à puces (puce classique, RFID…), cartes à bande magnétique ou encore cartes à codes-barres.

Fonctionnement des cartes

Dans son code-barre ou dans sa puce (classique type carte bancaire ou RFID), chaque carte contient une information qui la lie soit au membre du club (nom, statut de l’abonnement) ou à un accès temporaire à un court de tennis ou squash, à une salle de fitness, un terrain de futsal, etc…

Associer une carte à une personne

Si chacun des membres de votre club club possède sa carte personnelle, il pourra s’en servir selon les fonctionnalités utilisées pour payer ses dépenses à la boutique du club ou son abonnement. Il pourra également utiliser sa carte pour accéder au club.

Dans un tennis, la carte d’accès peut déclencher l’éclairage du court.

Dans une salle de fitness, utiliser une carte d’accès peut fluidifier l’accès au club si elle est couplée à l’utilisation d’un tourniquet qui permet à l’accueil de se concentrer uniquement sur l’accueil téléphonique et les demandes directes des membres présents plutôt que de devoir gérer les arrivées et les entrées.

Cartes à unités

A vous de configurer vos cartes pour proposer des cartes à unités (utilisation directe ou recharge de compte) ou des cartes personnelles pour chacun des membres.

Dans un golf par exemple, la carte peut servir à accéder au distributeur de seaux de balles du practice.

ExtraClub et les cartes

ExtraClub permet bien sûr d’utiliser les cartes. Les avantages pour votre structure sont nombreux. Comme dit plus haut, les cartes d’accès permettent de fluidifier le trafic à l’accueil mais également de vérifier la validité des abonnements des membres. Si l’abonnement d’un membre est expiré, cela lui sera notifié lorsqu’il utilisera sa carte et il pourra directement venir à l’accueil pour le renouveler.

En boutique, si la carte de membre devient carte de paiement, cela évite au personnel de devoir manipuler trop d’espèces et cela représente un gain de temps considérable.

Contrôle d’accès, carte de paiement, carte de membre, carte à unités… les cartes peuvent améliorer l’expérience des membres de votre club et vous en rendre la gestion plus simple et plus moderne ! Pour plus de renseignements sur l’utilisation d’ExtraClub avec des cartes, vous pouvez vous rapprocher des équipes ExtraClub !