Nouvelle année et nouveautés!

Alice    Actualité, Astuces, Nouveautés    

Toute l’équipe ExtraClub vous souhaite une très belle année 2019 ! Et elle démarre avec quelques nouveautés !

L’affichage des places restantes dans le planning, des alertes sur les avoirs, une aide pour savoir quels sont les tickets annulables ou non… Des conseils et des modifications pour bien démarrer l’année en cliquant ici!

Toute l’équipe ExtraClub vous souhaite une bonne journée!

Le saviez-vous? Les transferts de caisse évoluent!

Alice    Actualité, Astuces    

Une évolution qui change tout : les transferts de caisse sont désormais simplifiés et plus rapides! Vous pouvez désormais transférer de l’espèce d’une caisse à l’autre en quelques clics! Pour tout savoir, c’est par ici!

Toute l’équipe ExtraClub vous souhaite une bonne journée!

Du nouveau sur ExtraClub!

Alice    Actualité, Astuces     email, planning

Les beaux jours arrivent et ExtraClub en a profité pour vous préparer quelques nouveautés : mieux communiquer avec vos clients, un affichage de planning dynamique sur grand écran…

Pour en savoir plus, cliquez ici!

Toute l’équipe ExtraClub vous souhaite une bonne journée !

Astuce : Aider un membre à récupérer son mot de passe

admin    Astuces     astuces, extraclub, logiciel de gestion, mot de passe perdu

Il arrive souvent que les membres oublient ou perdent leur identifiant ou leur mot de passe de connexion pour réserver en ligne.

Il existe alors deux solutions :

• ils peuvent récupérer leur mot de passe eux-mêmes en suivant la procédure décrite ci-dessous ;
• vous pouvez leur envoyer un nouveau mot de passe en cliquant sur le bouton « Réinitialiser le mot de passe » situé sur la fiche membre.

Pour qu’un membre récupère ces informations, il doit se rendre sur la page ExtraClub de votre structure et cliquer sur le lien « Mot de passe perdu ». Il lui suffira alors de saisir l’adresse e-mail qu’il avait fournie lors de son inscription puis de valider.

Si l’adresse entrée correspond à celle renseignée sur sa fiche, il recevra un e-mail contenant son identifiant et son mot de passe.

Si le membre avait personnalisé son mot de passe, il devra alors le réinitialiser pour se connecter. Dans ce cas, la marche à suivre sera expliquée dans l’e-mail reçu.

Dans tous les cas, une adresse e-mail valide est nécessaire pour recevoir les informations de connexion.

Astuce : Paramétrer l’affichage du formulaire d’inscription

Agnès    Astuces     adresse, formulaire, inscription, téléphone

Certains clubs autorisent leurs adhérents à s’inscrire en ligne. Cependant, tous n’ont pas les mêmes besoins : certains veulent absolument que les personnes qui s’inscrivent donnent leur adresse ou leur numéro de téléphone alors que d’autres ne réclament pas obligatoirement cette information.

Aujourd’hui, vous pouvez le paramétrer et choisir ce que vous souhaitez afficher ou rendre obligatoire.

Vous pouvez paramétrer ce qui concerne les adresses, les numéros de téléphone et de fax ou l’adresse e-mail.

Attention, le bloc « Adresse » fonctionne comme un tout : il n’est pas possible de ne demander que le code postal ou la ville.

Pour modifier ces paramètres, rendez-vous dans l’Espace Membre puis dans le menu Configuration.

Nouveauté : Possibilité de nommer les quotas

Agnès    Astuces     limites, quotas, réservation

La gestion des quotas amène souvent son lot de questions. Désormais, déjà enrichie d’une fenêtre de test, la gestion des quotas s’améliore encore. Il est désormais possible de mettre un nom à chaque quota afin de les distinguer entre eux. Grâce à cette nouveauté, il sera plus facile de reconnaître quelle est la fonction de chaque quota paramétré et ainsi les ajuster plus rapidement si besoin.

Astuce : Affichez un message d’information au-dessus du planning

Agnès    Astuces     informations, message, planning membre

La communication avec vos membres est essentielle. C’est pourquoi, lors de moments particuliers, il est utile de faire passer simplement de courts messages d’information.

Vous pouvez indiquer aux membres des périodes de vacances, de travaux ou même communiquer sur des offres promotionnelles.

Ce message d’information est paramétrable depuis la page d’accueil de l’interface administrateur.

Note : pour ajouter des couleurs, quelques connaissances en HTML sont indispensables.

Astuce : Découvrez quels membres appartiennent à un profil d’accès

Agnès    Astuces     accès v2, membres, profil d'accès

Lorsque l’on modifie ou crée un nouveau profil d’accès (dans les accès V2), on coche les critères qui semblent correspondre à notre besoin. Or, parfois on oublie une condition ou on se trompe. Désormais, grâce à ce petit outil, il est possible de savoir quelles sont les personnes qui font partie du profil. Il est ainsi plus facile de vérifier sur les fiches membres que les informations sont justes mais aussi d’effectuer quelques tests au niveau des portiques.

Pour obtenir cette liste, il faut se rendre dans l’Espace Membres puis dans le menu de Configuration des Accès V2, cliquer l’onglet « Profil d’accès ». Là, une petite molette est disponible à droite de chaque profil existant. Un clic et la liste apparaît !

Astuce : Affichage des initiales sur le planning membre

Agnès    Astuces     affichage, planning membre, réservation

Si vous ne souhaitez pas que les noms des membres apparaissent sur le planning, il est possible de ne faire apparaître que leurs initiales. Ainsi, l’anonymat est respecté.

Pour mettre ceci en place, il suffit de contacter le support d’ExtraClub et d’en faire la demande.

Astuce : Posez vos questions au support

Agnès    Astuces     aide, forum, questions, support

Certains d’entre vous l’ont peut-être déjà vu ou même utilisé : le bouton « Support » vous permet d’interroger notre base de connaissances afin de trouver les réponses à vos questions sur le fonctionnement d’ExtraClub.

Nous essayons de faire en sorte que la base soit la plus complète possible. Néanmoins, la diversité des structures sportives engendre des questions souvent très pointues qui ne peuvent être traitées dans une base de connaissances très générale.

Si vous ne trouvez pas de réponse satisfaisante dans les articles proposés, il vous est possible d’envoyer directement votre question à notre équipe qui fera son maximum pour vous répondre rapidement.

Vous pouvez aussi poser votre question dans la partie « Communauté », qui est un forum, pour demander l’avis des autres utilisateurs.

De plus, toutes les questions que vous posez, même si vous ne les envoyez pas à l’équipe support, sont enregistrées dans le logiciel (de manière anonyme). Ceci nous permet de voir quelles sont les demandes récurrentes et de les traiter dans le Guide d’ExtraClub ou dans ce centre d’aide.

Si vous souhaitez activer ce bouton « Support », n’hésitez pas à nous contacter !

Enfin, n’oubliez pas que le Guide d’ExtraClub est toujours disponible et mis à jour régulièrement. Pour l’utiliser, cliquez sur le bouton « i », en haut à droite de chaque Espace sur le logiciel.