Astuce : Les cartes cadeau

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Les fêtes de fin d’année approchent et c’est l’occasion pour vos adhérents de faire des cadeaux à leurs proches. Grâce à ExtraClub, vous pouvez leur proposer des cartes cadeau à offrir. En quelques clics, créez facilement vos cartes cadeau. Vous pouvez les créditer du montant que vous souhaitez. L’heureux bénéficiaire pourra alors dépenser la somme créditée sur la carte dans votre club.

Il suffit pour cela d’ajouter un nouveau produit à votre catalogue en créant un produit spécial « carte compte ».

N’oubliez pas, le Guide d’ExtraClub est là pour vous aider. Lorsque vous êtes connecté, cliquez sur le bouton « Point d’interrogation » en haut à droite pour ouvrir notre guide. Dans la zone de recherche, entrez « Carte cadeau » et laissez-vous guider, étape par étape, depuis la création du produit au retour du badge, en passant par sa vente.

Astuce : Enregistrer des documents

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Sur ExtraClub, vous pouvez stocker des documents relatifs à vos membres. Pour cela, il suffit d’aller sur la fiche membre de la personne et de cliquer sur l’onglet « Documents ». Vous pourrez alors ajouter un nouveau document en quelques clics.

Ceci est très pratique si vous voulez conserver le scan d’un contrat d’adhésion signé, d’une autorisation de prélèvement signée ou même d’un certificat médical. La taille maximale par document est de 2 Mo. Privilégiez le format .pdf, ainsi vous pourrez l’imprimer facilement.

Si vous ne voyez pas l’onglet « Documents », vous pouvez envoyer un e-mail à notre service de support pour qu’ils l’activent.

Nouveauté : Affichage des noms des partenaires

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Depuis l’Espace Réservations, dans le menu de gestion des réservations, les noms des partenaires apparaissent désormais en dessous des noms des réservataires principaux. Plus besoin d’ouvrir la réservation pour en connaître le détail, vous avez l’information en un coup d’œil !

Cette liste peut être exportée au format .csv ou même en .pdf pour être facilement imprimée.

Nouveauté : Le prélèvement SEPA

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La nouvelle norme européenne (SEPA) pour la gestion des prélèvements est entrée en vigueur cet été. ExtraClub s’est adapté à ce nouveau fonctionnement.

Notre logiciel est donc progressivement mis à jour pour permettre à nos clients utilisant l’ancien système de prélèvement de basculer sereinement sur le nouveau système, avec l’aide de notre service de support.

Si vous n’utilisiez pas les prélèvements auparavant, cela ne change rien. Vous bénéficiez simplement d’une nouvelle fonctionnalité que vous pouvez utiliser à tout moment, si vous le souhaitez.

Concrètement, ExtraClub peut aujourd’hui gérer les échéances à prélever (comme suspendre temporairement un abonnement pour les vacances) et générer des fichiers de prélèvement complets qu’il suffit d’envoyer à la banque. Lorsque la banque a traité le fichier, vous pouvez signaler dans ExtraClub les rejets de paiement et agir sur les abonnements de vos adhérents.

Pour en savoir plus sur ce système, n’hésitez pas à nous contacter !

Nouveauté : Changement de planning pour la réservation des membres

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Afin d’optimiser encore plus l’expérience d’utilisation d’ExtraClub, vos membres auront désormais accès au même planning de réservation que celui du personnel du club. Bien sûr, il s’agit simplement de l’affichage, les règles qui s’appliquent à vos membres restent les mêmes.

Cette uniformisation des plannings va permettre plus de cohérence et le personnel du club pourra être sûr que le client a la même vision que lui. Pour découvrir la nouvelle vision des membres, rendez-vous sur l’espace connecté « Membres ». Vous pourrez ainsi constater que le planning utilisé par vos membres pour effectuer une réservation ou consulter l’état de leurs réservations en cours est le même que celui du personnel du club !

À noter que ces modifications s’appliquent aux plannings de type « classique » pour les sports de raquette, les golfs, les foots… Le planning des cours collectifs est déjà identique pour membres et administrateurs.

Nouveauté : La Web App

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Attendue par tous les utilisateurs de Smartphones, la Web App ExtraClub est désormais disponible ! Elle est compatible avec tous les types de téléphones.

Il suffit d’aller sur le site internet de votre club et d’accéder à l’espace des réservations ou d’entrer l’URL de l’ExtraClub de votre club dans votre navigateur.

Attention, il ne s’agit pas d’une application à télécharger dans un store ! Vous pourrez y accéder en ouvrant votre navigateur internet — les plus courants sont : Safari, Chrome, Firefox ou Internet Explorer.

A noter que l’ancienne application ExtraClub pour iPhone a été retirée de l’App Store car elle n’était plus compatible avec les dernières versions d’iOS.

Plutôt que de se concentrer sur l’amélioration d’une application destinée à un seul type de téléphone, l’équipe StadLine a préféré opter pour une solution qui satisfera le plus grand nombre d’utilisateurs, à savoir le développement d’une Web App, accessible depuis n’importe quel navigateur.

La Web App vous permet de rechercher facilement des créneaux disponibles dans votre club de sport favori. Réserver n’a jamais été aussi simple et rapide !

Elle est disponible dès maintenant, sur simple demande des clubs.

Astuce : Ajouter un cours collectif

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Ajouter un nouveau cours collectif sur le planning est très simple mais il y a quelques étapes à respecter.

Tout d’abord, s’il s’agit d’un nouveau cours, rendez-vous dans la configuration des réservations et sélectionnez « Type de réservation ». Ajoutez un nouveau type pour créer un nouveau cours. Ensuite, vous devez affecter un prix à votre collectif. Pour cela, ajoutez un produit dans l’Espace Boutique. Vous pouvez même définir plusieurs prix pour un seul et unique produit en fonction du type d’abonné. Attention, même si le cours est gratuit pour les abonnés, vous devez ajouter un tarif à votre cours collectif. Pour cela, indiquez un tarif à 0€ pour les abonnés concernés.

Une fois ces deux formalités effectuées, allez sur le planning et cliquez à l’endroit où vous souhaitez poser votre cours collectif. Vérifiez l’horaire, la salle et le type de cours dans la partie gauche de la fenêtre. Au centre, cliquez sur « Ajouter un tarif » et sélectionnez le produit que vous avez créé en boutique. Si vous ajoutez un tarif par type d’abonné, sachez que si un type n’a pas de tarif configuré, il ne pourra pas accéder au cours. Enfin sur la partie droite, configurez la répétition du cours s’il s’agit d’un cours récurrent, entrez les dates où le cours n’aura pas lieu (pendant les vacances scolaires, par exemple) et définissez le nombre de places disponibles. Précisez également la durée pendant laquelle les abonnés peuvent réserver ce cours.

Cliquez sur « Vérifier le cours collectif ». Si vous avez rempli tous les champs demandés, ExtraClub indique « 0 erreur, 0 avertissement », vous pouvez alors valider votre cours collectif. S’il y a une erreur, vérifiez que vous avez bien complété toutes les informations demandées, notamment les tarifs qui sont une source d’erreur fréquente.

Vous trouverez également des éléments de réponse plus détaillés dans l’aide d’ExtraClub.

Nouveauté : Réinitialiser le mot de passe d’un membre

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Il arrive que les membres oublient leur mot de passe et qu’ils ne sachent plus se connecter à leur interface. Lorsqu’ils ne maîtrisent pas très bien l’outil informatique et l’utilisation des formulaires « Mot de passe perdu », vous pouvez les aider en leur renvoyant leur identifiant et leur mot de passe par e-mail.

Pour cela, rendez-vous sur leur fiche membre et cliquez simplement sur le bouton « Réinitialiser le mot de passe » pour envoyer un e-mail avec les informations de connexion à l’adresse e-mail renseignée sur la fiche.

Astuce : Réaliser un e-mailing

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Communiquer avec ses adhérents est essentiel pour un club. Pour vous aider dans cette démarche, ExtraClub vous permet d’envoyer facilement des e-mails à vos membres.

Rendez-vous tout d’abord dans l’Espace Membres puis sélectionnez « Liste des membres ». À partir de là, vous pourrez trier quelles sont les personnes à qui vous souhaitez envoyer votre message. Une fois la liste obtenue, vous pourrez l’exporter et choisir « Ecrire et envoyer un e-mail avec ExtraClub ».

L’interface de rédaction est très simple et vous permet d’ajouter des images dans le corps du texte. L’insertion de pièces jointes est également très facile. En cas de besoin, n’oubliez pas qu’une aide en ligne est disponible en cliquant sur le point d’interrogation vert en haut à droite de la page. Vous serez ainsi guidé pas à pas dans la rédaction de votre e-mail.

Important : Modification des taux de TVA

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 Nous vous l’avions déjà indiqué dans un précédent article, les taux de TVA en France ont changé au 1er janvier 2014. Le taux normal à 19,6 % est passé à 20 % et le taux réduit à 7 % est passé à 10 %. Pour être en conformité avec la loi, vous devez modifier ces taux dans ExtraClub.

Néanmoins, ce changement peut imposer une réflexion de votre part car cela va influer sur vos tarifs. Si vous souhaitez répercuter cette hausse sur vos clients, vous devrez probablement revoir votre grille tarifaire.

Retrouvez toutes les informations utiles et des exemples précis concernant ce changement en cliquant ici.