Nouveauté : Ajout de la notion de semaine horaire

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Pour faciliter un peu plus la gestion quotidienne de votre club de sport, nos équipes ont ajouté la notion de semaine horaire dans ExtraClub. Il s’agit d’un principe de durée qui s’applique dans les règles de réservation.

Quand vous saisissez une durée dans les règles de réservation, elle est exprimée en heures, en jours ou encore en mois. A vous en suite de choisir la notion souhaitée : horaire ou glissant.

Horaire :

Jour : En mode horaire, il faut attendre minuit pour pouvoir réserver une journée supplémentaire. Par exemple, si la réservation doit se faire la veille pour le lendemain. La réservation sera accessible  dés 0h01 pour toute la journée du lendemain. Il faudra ensuite attendre le lendemain à 0h01 pour une nouvelle réservation pour le jour d’après.

Semaine : En mode horaire, il est nécessaire d’attendre le lundi à 0h01 pour réserver une semaine supplémentaire. Si vos réservations ne sont ouvertes qu’une semaine à l’avance, en mode horaire, il est nécessaire d’attendre le lundi pour réserver. Dés le lundi à 0h01, il est possible de réserver pour toute la semaine à venir et il est impératif d’attendre le lundi suivant pour réserver dans la semaine suivante.

Glissant :

Jour : Un jour glissant correspond à 24h. Pour une réservation effectuée un jour glissant à l’avance, on peut réserver un jour à 18h pour le lendemain à 18h. Il y a ainsi 24h d’écart avant l’heure de la réservation.

Semaine : En mode glissant, une semaine correspond simplement à 7x24h. Pour qu’une réservation soit effectuée une semaine glissante à l’avance, le lundi à 18h, je pourrais réserver pour le lundi suivant à 18h

Pour éviter les erreurs, un petit bloc pour tester votre règle a été mis en place dans la rubrique accès de votre module paramétrage dans votre espace de réservation.

Bonne année 2014 !

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Toute l’équipe de StadLine souhaite vous faire part de ses meilleurs voeux pour l’année 2014 !

2013 a été une année charnière pour StadLine et surtout pour ExtraClub avec des nouveautés majeures comme  par exemple l’implémentation des cours collectifs.

2014 ne sera pas en reste et nos équipes travaillent déjà sur le futur d’ExtraClub afin de rendre encore et toujours le logiciel de gestion de club sport plus simple, plus fluide, plus complet et plus intuitif pour vous et tous nos utilisateurs.

N’oubliez pas que les évolutions d’ExtraClub émanent souvent de ceux qui en ont le plus besoin : c’est à dire dire vous, nos utilisateurs. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de votre ressenti sur l’utilisation du logiciel et sur ce que vous aimeriez changer ou y ajouter.

Bonne année sportive avec StadLine ! 

Nouveauté : Groupes automatiques

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Nouveauté : Gestion des chèques différés

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Depuis peu, une nouveauté a fait son apparition dans ExtraClub. Vous pouvez désormais gérer en toute simplicité les chèques différés en boutique.

Comment faire ?

Lorsque vous créez un ticket de caisse en boutique et que le paiement se fait par chèque, une fenêtre vous invite à renseigner différentes informations liées au chèque : le nom du débiteur, le nom de sa banque, le numéro du chèque et si vous le souhaitez la date de remise différé du chèque en question.

En vous rendant dans la section « Configuration » de la boutique, puis dans « Journaux & exports » vous pourrez obtenir le journal « Remise de chèque » qui vous permettra d’imprimer la liste des chèques d’une clôture de caisse avec toutes les informations ce qui vous évitera de devoir faire un bordereau de remise de chèque à la banque.

Sur ce fichier d’export, vous trouverez un second onglet qui listent les chèques différés. Ils y seront listés par la date de différé et non pas par la date de saisie.

Cette nouveauté vous offre la possibilité de gérer plus facilement les paiements par chèque dans ExtraClub ! N’hésitez pas à nous demander son activation si cela vous intéresse !

Astuces : Expliciter les règles de réservation de votre club

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Vous pouvez écrire un message qui s’affichera au dessus du planning afin d’expliquer les règles de réservation. Pour écrire ce message, rendez-vous simplement sur la page d’accueil de l’administration. En bas à droite, dans la partie « Réglages », il vous suffit d’entrer votre message dans le champs « Message d’information » puis de valider. Ce message s’affichera au dessus du planning afin de clarifier vos règles de réservation !

Nouveauté : Gérer les types de paiement

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Depuis peu, votre ExtraClub vous offre la possibilité de gérer à loisir les types de paiement. Comment ça marche ?

Rendez-vous tout d’abord dans la partie « Boutique » de votre ExtraClub. Cliquez ensuite, sur l’onglet « Configuration » puis sur « Type paiement ». Vous pouvez depuis cette partie du logiciel activer ou désactiver les types de paiement dans la caisse de votre club de sport.

Si par exemple, votre boutique n’accepte plus les chèques, rendez-vous à la ligne « Chèque » puis dans la colonne « * est valide », indiquez « Non ». Grâce à cette page vous pouvez gérer comme vous l’entendez les modes de paiement acceptés ou non à la caisse de votre club de sport !

Nouveauté : Affection automatique du propriétaire sur un ticket express

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Utilisez-vous le ticket express dans ExtraClub ? Il est utile pour gagner du temps dans votre gestion commerciale quotidienne. Cependant, lorsqu’il sert à vendre un abonnement ou un autre produit spécial requérant le nom du membre, il ne pouvait auparavant être transformé en « vrai » ticket. C’est à dire un ticket dont le propriétaire est le bénéficiaire de l’abonnement (ou de la carte, du carnet de tickets, etc…) lui même.

Et bien maintenant, c’est possible ! Cela va vous faciliter la tâche dans les recherches de tickets, et d’ailleurs si le client veut une facture, elle pourra être imprimée immédiatement avec le bon nom dessus.

Comment affecter un propriétaire au ticket express? C’est simple.

Rendez-vous dans « Boutique » et créez un ticket express. Ajoutez-y un produit de type abonnement. Et une fois le paiement effectué, le bénéficiaire du produit devient son propriétaire et on peut donc voir son nom dans l’en tête du ticket ou de la facture !

Astuce : Modifier la TVA

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Êtes-vous au courant que la TVA change au 1er janvier 2014 ?

Les taux de TVA vont changer, il est donc impératif que vous changiez ces taux dans les réglages de votre ExtraClub, afin de facturer correctement.

Rendez-vous dans la rubrique « Boutique ». Cliquez ensuite « Configuration » puis « Déploiement » et enfin « TVA ».

Il faudra ensuite changer le nom de la TVA ainsi que les taux. Pour rappel, les prix indiqués sur vos produits et prestations en boutiques sont affichés toutes taxes comprises (TTC). Lorsque vous changerez le taux, les prix ne seront pas impactés directement. Le montant hors-taxes (HT) se déduit du prix TTC en fonction du taux de TVA. Soyez donc très vigilants concernant ce point.

Voyez cet exemple :

Une prestation à 10 € TTC avec un taux de TVA à 19,6% :

• Prix TTC : 10 €
• TVA 19,6 : 1,64 €
• Prix HT : 8,36 €

Après avoir modifié le taux de TVA à 20%, si le prix TTC reste à 10 €, cela donne ça :

• Prix TTC : 10 €
• TVA 20% : 1,67 €
• Prix HT : 8,33 €

Nouveauté : Convertir un ticket en facture

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Si vous utilisez ExtraClub au quotidien dans la gestion de votre club de sport, vous connaissez déjà le ticket de caisse imprimable sur les imprimantes thermiques.

Une nouveauté a fait son apparition dans notre logiciel. Il est depuis peu possible, après le paiement du ticket par le client, de choisir entre deux types d’impression. Vous pouvez imprimer celui-ci au format ticket de caisse classique ou au format facture. Par format facture, nous entendons un format A4 à en-tête, idéal pour fournir à vos clients professionnels.

Comment accéder à cette nouveauté ?

Lorsque vous êtes dans la section « Boutique » sur le paiement d’un ticket, un bouton « Facture » apparaît lorsque le ticket est payé. Cliquez simplement sur ce bouton « Facture » l’imprimer ! Comme toujours, les équipes ExtraClub sont à votre disposition si vous avez la moindre question concernant les nouveautés.

Nouveauté : Le produit spécial « badge »

admin    Nouveautés     badge, carte membre, encodage, impression, logiciel gestion, produit spécial, sport

Les produits spéciaux sont nombreux dans ExtraClub et vous permettent de gérer facilement les spécificités de votre club ! Pour vous accompagner, les équipes ExtraClub ont développé un nouveau produit spécial pour les badges (ou cartes de membre).

Ce type de produit permet en direct lors de la vente d’un abonnement de créer un badge et d’y inscrire toutes les informations nécessaires. Vous pouvez tout d’abord prendre la photo (si vous possédez une webcam), renseignez les dates de validité du badge puis l’imprimer et l’encoder afin qu’il soit reconnu ! L’encaissement se fait ensuite et est ajouté sur le ticket de caisse. Le badge ainsi vendu n’est fonctionnel qu’après le paiement par le membre.

Il était bien sûr déjà possible de gérer des badges avec ExtraClub, mais c’était un peu plus laborieux. Maintenant, tout se fait dans un seul endroit en une seule manipulation.