Astuce : Réaliser un e-mailing

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Communiquer avec ses adhérents est essentiel pour un club. Pour vous aider dans cette démarche, ExtraClub vous permet d’envoyer facilement des e-mails à vos membres.

Rendez-vous tout d’abord dans l’Espace Membres puis sélectionnez « Liste des membres ». À partir de là, vous pourrez trier quelles sont les personnes à qui vous souhaitez envoyer votre message. Une fois la liste obtenue, vous pourrez l’exporter et choisir « Ecrire et envoyer un e-mail avec ExtraClub ».

L’interface de rédaction est très simple et vous permet d’ajouter des images dans le corps du texte. L’insertion de pièces jointes est également très facile. En cas de besoin, n’oubliez pas qu’une aide en ligne est disponible en cliquant sur le point d’interrogation vert en haut à droite de la page. Vous serez ainsi guidé pas à pas dans la rédaction de votre e-mail.

Astuces : Le publipostage

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Savez-vous qu’ExtraClub vous permet de faire du publipostage afin de gérer les courriers adressés à vos membres ?

Pour découvrir ces fonctionnalités, rendez-vous sur votre ExtraClub, cliquez sur « Membres » puis sur « Courriers ». Dans cette section, vous pouvez visualiser la liste des documents générés depuis ExtraClub ainsi que leurs destinataires.

Gérer les modèles de courrier

Si le courrier que vous souhaitez envoyer existe déjà sur votre ordinateur par exemple, vous pouvez l’importer directement dans ExtraClub. Cliquez simplement sur « Ajouter » pour télécharger votre fichier en format Word ou Open Office (.odt).

Avant d’envoyer votre fichier destiné au publipostage, vous êtes invité à indiquer les « codes » servant à importer les informations du membre. Par exemple, si vous voulez voir son nom s’afficher, vous devrez indiquer [[MEM_NOM]] ainsi lors du publipostage, ExtraClub remplacera cette zone par le nom du membre concerné. La liste complète de ces codes est disponible sur la page de gestion des modèles de courrier.

Publiposter un document

Une fois que votre modèle a été téléchargé dans ExtraClub, vous pouvez l’envoyer à un ou plusieurs membres. Pour publiposter de manière individuelle, rendez-vous directement sur la fiche du membre en question puis cliquez sur « Documents ». Il ne vous reste plus qu’à choisir le type et le modèle de document dans « Ajouter un document » et valider. Votre courrier sera visible dans la section « Génération » de la gestion des courriers.

Pour adresser un courrier à plusieurs personnes, rendez-vous dans « Liste des membres », sélectionner les différents critères pour exporter votre liste, cliquez sur « Valider » en bas de la page puis sur la page suivante, puis cliquez sur « Exporter » et enfin sélectionner « Générer un document pour ces personnes à partir du modèle : ».

Un menu s’affiche ensuite vous permettant de choisir le modèle de courrier à envoyer, cliquez sur « Valider ». Votre envoi est programmé ! Vous pouvez le retrouver depuis la section « Génération » de la gestion des courriers.

Grâce à cet outil, ExtraClub est un peu plus votre meilleur vecteur de communication !