Nouveauté : Convertir un ticket en facture

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Si vous utilisez ExtraClub au quotidien dans la gestion de votre club de sport, vous connaissez déjà le ticket de caisse imprimable sur les imprimantes thermiques.

Une nouveauté a fait son apparition dans notre logiciel. Il est depuis peu possible, après le paiement du ticket par le client, de choisir entre deux types d’impression. Vous pouvez imprimer celui-ci au format ticket de caisse classique ou au format facture. Par format facture, nous entendons un format A4 à en-tête, idéal pour fournir à vos clients professionnels.

Comment accéder à cette nouveauté ?

Lorsque vous êtes dans la section « Boutique » sur le paiement d’un ticket, un bouton « Facture » apparaît lorsque le ticket est payé. Cliquez simplement sur ce bouton « Facture » l’imprimer ! Comme toujours, les équipes ExtraClub sont à votre disposition si vous avez la moindre question concernant les nouveautés.

Nouveauté : Mise à jour du système d’alertes

admin    Nouveautés     alerte, bloquer ardoise membre, bloquer compte membre, logiciel sport, no show, réservation non honorée

Utilisez-vous déjà le système d’alertes dans ExtraClub ?

Vous pouvez configurer les alertes dans la partie « Membres ». Cliquez ensuite sur l’onglet « Configuration » puis encore une fois sur « Configuration » dans le menu qui s’affiche en dessous. Vous avez alors accès à différentes options de configuration dont « Type d’alerte ».

Il existe trois types d’alertes :

• Les alertes anodines ne font rien mais elles permettent de garder la trace d’une action particulière.
• Les alertes de type « Mise en garde » vous avertissent lors d’une situation à risque. Au bout d’un nombre de mise en garde que vous pouvez définir, le compte est automatiquement bloqué.
• Les alertes bloquantes permettent comme leur nom l’indique de bloquer automatiquement un compte.

Les alertes sont applicables à plusieurs situations. Le dépassement du seuil d’ardoise qui vous permet de repérer les membres qui dépassent trop souvent leur seuils. La réservation non honorée vous permet de garder une trace des absences à une réservation sans prévenir (le no show). Le retard de paiement sur une facture vous permet de savoir qui sont les mauvais payeurs qui continuent à profiter de vos services.

Vous pouvez également créer une alerte manuelle pour un mauvais comportement d’un de vos membres. Cette mesure est un peu extrême mais elle a son utilité.

Un compte peut être bloqué soit en réservation, soit en boutique, soit en contrôle d’accès (si votre club en est équipé), soit partout !

Afin de consulter les alertes et de débloquer le compte d’un membre, rendez-vous dans « Membres » puis sur la fiche du membre, cliquez sur « Gérer les alertes » dans la partie « Compte et ardoises ».

Voilà pour les alertes. Si vous avez des questions sur l’utilisation de ce système, n’hésitez pas à nous contacter.

Astuces : Le publipostage

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Savez-vous qu’ExtraClub vous permet de faire du publipostage afin de gérer les courriers adressés à vos membres ?

Pour découvrir ces fonctionnalités, rendez-vous sur votre ExtraClub, cliquez sur « Membres » puis sur « Courriers ». Dans cette section, vous pouvez visualiser la liste des documents générés depuis ExtraClub ainsi que leurs destinataires.

Gérer les modèles de courrier

Si le courrier que vous souhaitez envoyer existe déjà sur votre ordinateur par exemple, vous pouvez l’importer directement dans ExtraClub. Cliquez simplement sur « Ajouter » pour télécharger votre fichier en format Word ou Open Office (.odt).

Avant d’envoyer votre fichier destiné au publipostage, vous êtes invité à indiquer les « codes » servant à importer les informations du membre. Par exemple, si vous voulez voir son nom s’afficher, vous devrez indiquer [[MEM_NOM]] ainsi lors du publipostage, ExtraClub remplacera cette zone par le nom du membre concerné. La liste complète de ces codes est disponible sur la page de gestion des modèles de courrier.

Publiposter un document

Une fois que votre modèle a été téléchargé dans ExtraClub, vous pouvez l’envoyer à un ou plusieurs membres. Pour publiposter de manière individuelle, rendez-vous directement sur la fiche du membre en question puis cliquez sur « Documents ». Il ne vous reste plus qu’à choisir le type et le modèle de document dans « Ajouter un document » et valider. Votre courrier sera visible dans la section « Génération » de la gestion des courriers.

Pour adresser un courrier à plusieurs personnes, rendez-vous dans « Liste des membres », sélectionner les différents critères pour exporter votre liste, cliquez sur « Valider » en bas de la page puis sur la page suivante, puis cliquez sur « Exporter » et enfin sélectionner « Générer un document pour ces personnes à partir du modèle : ».

Un menu s’affiche ensuite vous permettant de choisir le modèle de courrier à envoyer, cliquez sur « Valider ». Votre envoi est programmé ! Vous pouvez le retrouver depuis la section « Génération » de la gestion des courriers.

Grâce à cet outil, ExtraClub est un peu plus votre meilleur vecteur de communication !