Dossier Prélèvement SEPA : Gérer un rejet – 3/3

Agnès    Dossiers     abonnement, Prélèvement SEPA, rejet de prélèvement

En vérifiant le compte bancaire du club, vous constatez qu’il y a quelques rejets de prélèvement. Il faut les déclarer dans ExtraClub.

Pour cela, rendez-vous en Boutique, dans le menu Prélèvement de l’exploitation. Commencez par valider le fichier de prélèvement concerné, si ce n’est pas déjà fait, puis cliquez dessus pour l’ouvrir. La liste de tous les prélèvements apparaît et là, vous pouvez cliquer sur « Déclarer un incident » pour les adhérents dont les prélèvements ont été rejetés.

Diverses actions vous sont proposées comme la facturation de frais de rejet ou le blocage de l’abonnement.

Toute cette procédure est expliquée plus en détails sur notre guide en ligne, n’hésitez pas à le consulter.

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Dossier Prélèvement SEPA : Arrêter un abonnement – 2/3

Agnès    Dossiers     abonnements, Prélèvement SEPA, résiliation

Lorsque vous avez vendu un abonnement payé par prélèvement SEPA à un adhérent, il est très facile de l’arrêter avec ExtraClub. Il suffit d’aller sur sa fiche membre et sous l’onglet « Prélèvement », de cliquer sur le bouton « Modifier » qui figure en bas à droite de la page. Là, vous accéderez à une nouvelle fenêtre qui vous permettra de préciser les modalités de l’arrêt de l’abonnement.

Après validation, les prélèvements qui étaient programmés à une date postérieure à la date d’arrêt sont annulés.

Pour pouvoir annuler les prélèvements, le produit vendu doit avoir la propriété spéciale « Abonnement membre prélèvement ».

Si vous avez besoin de plus d’informations, rendez-vous sur notre guide en ligne.

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Dossier Prélèvement SEPA : Annuler ou modifier une échéance – 1/3

Agnès    Dossiers     échéances, extraclub, Prélèvement SEPA

Vous avez vendu un abonnement mensuel à un adhérent et celui-ci désire modifier la date d’une échéance ? Rien de plus simple !

Il suffit d’aller sur sa fiche membre puis, sous l’onglet « Prélèvement », de modifier l’échéance voulue. En cliquant sur « Modifier », vous pouvez changer la date mais pas seulement : le montant, la réduction, le commentaire sont également modifiables.

Attention, les échéances qui se trouvent dans un « fichier de prélèvement » (remis à votre banque) ne peuvent plus être modifiées car elles sont en cours de traitement par la banque.

N’hésitez pas à consulter le Guide d’ExtraClub pour plus d’informations sur le prélèvement SEPA.

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Dossier : Le contrôle d’accès et les badges – 3/3

admin    Dossiers     accès v2, badges, contrôle d'accès, gestion des membres

L’utilisation des badges

Tout d’abord, les badges doivent être liés à un utilisateur. Cette opération peut s’effectuer de deux manières : vendre le badge à la personne depuis la caisse ou attribuer manuellement le badge à la personne. Il existe des procédures d’aide sur ces sujets dans le Guide d’ExtraClub, n’hésitez pas à le consulter !

Ensuite, l’utilisateur doit avoir un abonnement valide en cours (dans le cas d’un club de fitness par exemple) ou une réservation sur le planning (pour un club de tennis, de foot en salle, etc.). Si ces conditions ne sont pas remplies, il peut voir son accès refusé. Pour tenter de comprendre ces refus, la marche à suivre est d’aller sur la page « Derniers accès » et rechercher les derniers accès enregistrés pour la personne. Les passages étant enregistrés, cela vous permettra de retrouver le message qui s’est affiché au passage de l’utilisateur. Vous pourrez ainsi croiser les informations et comprendre la situation.

Dossier : Le contrôle d’accès et les badges – 2/3

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Les règles d’accès : les associations

Dans ce deuxième volet de notre dossier consacré au contrôle d’accès et aux badges, nous allons voir comment définir les règles d’accès.

Pour cela, il faut aller dans le menu « Association » des Accès V2. Ici, vous pourrez créer les règles qui s’appliqueront au passage des membres. Avant de commencer, il faut réfléchir à quelles actions doivent s’appliquer à quel lecteur. En effet, les conditions d’accès ne sont peut-être pas les mêmes à la porte d’entrée principale et à la porte d’accès à un terrain ou à une salle particulière. Dans le menu d’association, vous pouvez justement lier les profils et les actions selon le lecteur où vous vous trouvez.

Aussi, l’ordre des règles est très important. Lorsqu’un membre est « attrapé » dans un profil, les actions qui le concernent s’appliquent. Un membre peut se trouver dans deux profils d’accès différents et ce sont les actions liées au premier trouvé qui s’appliqueront. Il faut donc être vigilent sur ce point.

En liant profils et actions sur un lecteur, il faut aussi penser à grouper les règles qui s’appliquent à un même profil. En effet, la lecture s’arrête dès lors que le profil diffère. Il faut donc que les actions qui concernent un profil particulier soient placées les unes à la suite des autres.

Si un membre n’est attrapé par aucun profil, alors c’est une action par défaut qui s’appliquera. Vous pouvez choisir cette action pour « toutes les personnes restantes ». En général, pour une porte d’entrée, la règle par défaut est le refus d’entrée. En effet, si une personne n’a pas été attrapée par un profil, cela signifie qu’elle ne remplit aucune condition pour entrer.

Dossier : Le contrôle d’accès et les badges – 1/3

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Les profils d’accès et les actions

Lorsque vous disposez de portiques ou simplement de lecteurs de badges à l’entrée, il faut les configurer. La configuration est assez simple mais il faut penser à quelques détails. Il faut bien avoir en tête qui peut faire quoi et essayer d’imaginer tous les cas possibles.

Dans le menu de configuration des accès v2, vous devez créer des profils d’accès et des actions. Les profils servent à définir le type de personnes qui peuvent entrer et à quel moment. Les actions sont les autorisations de passage, les débits de devises, l’allumage de terrains…

En créant ces profils, vous pouvez grouper les personnes en fonction de critères précis (type d’abonnement, prise de réservation, présence d’une ardoise…).

Ensuite, en créant les actions, vous définissez les diverses opérations qui s’appliqueront au passage des membres.

Dans le prochain article de notre dossier consacré au contrôle d’accès et aux badges, nous verrons comment associer les profils d’accès et les actions pour mettre en place les règles d’accès au club.

Focus : Les cartes

admin    Dossiers     carte à bande magnétique, carte à puce, carte rfid, carte sans contact, contrôle d'accès, fitness, Golf, monétique, squash, tennis

Aujourd’hui, nous allons vous parler d’un ajout à votre club et à ExtraClub qui peut vous apporter énormément. L’utilisation de cartes pour vos membres. Cartes à puces (puce classique, RFID…), cartes à bande magnétique ou encore cartes à codes-barres.

Fonctionnement des cartes

Dans son code-barre ou dans sa puce (classique type carte bancaire ou RFID), chaque carte contient une information qui la lie soit au membre du club (nom, statut de l’abonnement) ou à un accès temporaire à un court de tennis ou squash, à une salle de fitness, un terrain de futsal, etc…

Associer une carte à une personne

Si chacun des membres de votre club club possède sa carte personnelle, il pourra s’en servir selon les fonctionnalités utilisées pour payer ses dépenses à la boutique du club ou son abonnement. Il pourra également utiliser sa carte pour accéder au club.

Dans un tennis, la carte d’accès peut déclencher l’éclairage du court.

Dans une salle de fitness, utiliser une carte d’accès peut fluidifier l’accès au club si elle est couplée à l’utilisation d’un tourniquet qui permet à l’accueil de se concentrer uniquement sur l’accueil téléphonique et les demandes directes des membres présents plutôt que de devoir gérer les arrivées et les entrées.

Cartes à unités

A vous de configurer vos cartes pour proposer des cartes à unités (utilisation directe ou recharge de compte) ou des cartes personnelles pour chacun des membres.

Dans un golf par exemple, la carte peut servir à accéder au distributeur de seaux de balles du practice.

ExtraClub et les cartes

ExtraClub permet bien sûr d’utiliser les cartes. Les avantages pour votre structure sont nombreux. Comme dit plus haut, les cartes d’accès permettent de fluidifier le trafic à l’accueil mais également de vérifier la validité des abonnements des membres. Si l’abonnement d’un membre est expiré, cela lui sera notifié lorsqu’il utilisera sa carte et il pourra directement venir à l’accueil pour le renouveler.

En boutique, si la carte de membre devient carte de paiement, cela évite au personnel de devoir manipuler trop d’espèces et cela représente un gain de temps considérable.

Contrôle d’accès, carte de paiement, carte de membre, carte à unités… les cartes peuvent améliorer l’expérience des membres de votre club et vous en rendre la gestion plus simple et plus moderne ! Pour plus de renseignements sur l’utilisation d’ExtraClub avec des cartes, vous pouvez vous rapprocher des équipes ExtraClub !

Nouveau planning des réservations de départs de golf

admin    Dossiers, Golf     départ, Golf, logiciel de gestion, planning, réservation golf

Nous faisons régulièrement évoluer ExtraClub en fonction de vos remarques et suggestions. Il est important pour nous d’être à l’écoute des professionnels du Golf pour offrir un logiciel complet qui puisse répondre aux besoins spécifiques de ce sport.

C’est pourquoi nous vous dévoilons aujourd’hui notre nouveau planning des réservations de départs. Dotés d’un vaste éventail de fonctionnalités, ce nouveau planning vous permettra de naviguer facilement et rapidement parmi vos réservations.

Un des ajouts majeurs est la possibilité d’ajouter des options comme la location de voiturettes, de chariots, de séries et demi-séries ou même de club à l’unité directement dans la réservation. Vous pourrez configurer toutes les options désirées pour permettre leur réservation en même temps que le départ.

Le copier/couper/coller fait son apparition ainsi que le glisser/déplacer afin de dupliquer une réservation ou la modifier rapidement.

Pour vous faire gagner du temps, lorsque vous ajoutez une réservation pour l’un de vos golfeurs, ExtraClub vous propose automatiquement les derniers partenaires du membre. S’il joue souvent avec la même personne, vous pourrez effectuer la double réservation en un seul clic !

La navigation intuitive de ce nouveau planning vous permet également de rechercher un membre par son nom et de faire apparaître en surbrillance sa réservation afin de la retrouver plus rapidement.

Nous dévoilerons au fur et à mesure des astuces pour tirer le meilleur de ces fonctionnalités !

Brève : Réunion de travail sur RMS-Clubs

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Alors que les sessions de formation au nouveau logiciel de la Fédération Française de Golf, RMS-Clubs,  se sont achevées il y a quelques jours, la Fédération a annoncé qu’une réunion de travail aurait lieu en janvier 2012 pour définir les modalités d’interactions entre les logiciels de gestion commerciale et le logiciel fédéral.

Nous vous tiendrons bien entendu au courant de l’évolution des évènements.

A lire : RMS-Clubs, ce qui va changer pour les logiciels de gestion commerciale dans les golfs

RMS-Clubs : Ce qui va changer pour les logiciels de gestion commerciale dans les golfs

admin    Dossiers, Golf     extraclub, Golf, logiciel, logiciel de gestion de golf, rms-clubs, StadLine

La Fédération Française de Golf abandonne Elka. A la suite d’un appel d’offres où plusieurs sociétés ont été consultées. Entre l’adaptation d’une solution existante en Allemagne par Albatros et le développement d’une solution sur mesure par StadLine, La Fédération a opté pour le premier choix : RMS-Clubs.

RMS-Clubs : le logiciel de gestion sportive qui interagit avec les logiciels de gestion commerciale dont Extraclub.

Les logiciel commerciaux Albatros comme ExtraClub, PrimaGolf et les autres, vont pouvoir interagir avec RMS-Clubs : éviter la double saisie, récupérer l’index des joueurs, réserver une compétition, … (dans la limite de ce que la fédération va autoriser)

Qu’est ce que ça va changer pour les golfs ? L’arrivée de RMS-Clubs va permettre aux logiciels de gestion commerciale de mettre en place de nouveaux services. Certains logiciels comme Albatros et ExtraClub vont exploiter ces possibilités dès leur mise à disposition par la fédération. Les clubs qui veulent bénéficier de ces nouveaux services vont devoir réfléchir au changement de logiciel de gestion commerciale rapidement, la Fédération Française de Golf indique en effet sur son site officiel : « Une interface sera réalisée dans les prochains mois pour relier RMS-Clubs aux autres logiciels du marché. »

Ces propos ont d’ailleurs été confirmés aux réunions de l’ADGF (Association des Directeurs de Golf de France)

La Fédération a réaffirmé ces propos dans la Lettre aux Clubs N°73. Il y est expliqué que les clubs pourront en effet « interfacer [avec RMS] les modules de gestion commerciale dont ils seraient équipés.»

Le malentendu à éviter : Aucun logiciel de gestion commerciale n’est obligatoire

Le déploiement du logiciel RMS-Clubs s’effectuera entre le 7 novembre et le 8 décembre. L’interface avec les logiciels de gestion commerciale suivra. Tous les éditeurs auront alors les mêmes possibilités techniques d’interactions. Vous pouvez donc demander à votre éditeur de mettre en place les nouvelles possibilités ou changer de logiciel pour celui d’un éditeur qui va le faire comme Albatros ou ExtraClub. La compatibilité avec ExtraClub sera aussi complète qu’avec Albatros. Même si cet argument peut être entendu dans les couloirs, il n’est pas indispensable de changer de logiciel pour Albatros, le marché des logiciels commerciaux n’est pas un monopole, il est ouvert.

Nous vous invitons d’ailleurs à consulter notre article sur l’état du marché des logiciels de gestion de golf pour consulter le premier bilan de l’utilisation d’Albatros dans les golfs français.

A lire sur le site de la FFgolf : RMS-Clubs remplace Elka